Le process de consultation

La sollicitation d'avis est un outil important, elle intervient par exemple pour :

poser une date de réunion
aider à la prise de décision
...

A la Raffinerie, un des principaux moyens que nous utilisons sont nos canaux Rocket Chat. Afin de faciliter les sollicitation nous proposons un format à respecter afin que chacun puisse identifier que c'est bien une sollicitation. Le principe est qu'il faut considérer que c'est un message prioritaire et que toutes les personnes concernées doivent y répondre.

Format de la demande sur Rocket Chat

SOLLICITATION D'AVIS

@all - toutes les personnes concernées par le canal sont concernées
contexte / objectifs de la sollicitation : (faire une description détaillée de la raison pour laquelle vous sollicitez des avis. Expliquez pourquoi c'est important)
sujet de la sollicitation : (Présentez le sujet ou l'initiative spécifique sur lequel vous sollicitez des avis. Soyez aussi précis et concis que possible pour que tout le monde puisse comprendre rapidement de quoi il s'agit.)
poser la question "qu'est ce que vous en pensez?" c'est l'occasion de faire des réactions, propositions, ressentis, des besoins de clarification ou des objections qu'on fait plutôt en commentant le message plutôt que de répondre par un autre message afin de ne pas "polluer" le fils de discussion

Poser les trois emoticônes pour que les personnes réagissent :

😊 Tout à fait d'accord
😐 Je n'ai pas d'avis, ça ne me dérange pas
😣 Objection ! Et j'argumente.

suite à la sollicitation : laisser un message qui formule la décision (perso ou lié au projet ou à l'instance concernée), qui est une reformulation de la proposition suite aux différents échanges. Si jamais il y a encore une objection, on repart sur des discussions et on repose une reformulation

Documenter cette décision dans la documentation.

Cas particulier pour proposer des dates de réunions ou autres dates

@all - toutes les personnes concernées par le canal sont concernées
poser le contexte / objectifs
donner la deadline pour répondre
faite un message par date/heure, y associer les emoticônes
- 👍 Je suis dispo
- 👎 Je suis pas dispo
Après la deadline : officialiser la date