Le process dépense - achats
La facturation doit suivre un cheminement qui garanti la justesse et la transparence des engagements financiers. Ce cheminement se fait en plusieurs étapes :
- L'engagement, c'est à dire le "bon pour accord" suite à une proposition, un devis ou une mission
- Réalisation de la prestation ou livraison de la commande, voir ajustement si besoin en co-rémunération
- La Liquidation, c'est à dire la validation du service fait ou réception de la commande
- l'enregistrement sur l'outils de compta (pour notre part odoo)
- Le paiement
Les étapes en gras doivent être réalisées par des "instances" différentes pour garantir la bon déroulé du process
En fonction du type du devis / facture nous avons les instances suivantes qui sont concernées
| Engagement | Liquidation | Paiement | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| pouvoir | pièces
produites |
pouvoir | pièces
produites |
pouvoir | pièces
produites | |
| missions en
co-rémunération |
bienveillant(s)
de pôle |
lettre de
mission signé |
président
/ équipe de direction |
facture visé
"service fait" |
bienveillant(e)
comptabilité |
facture visé
"paiement fait" |
| missions en
prestation interne |
membre du pôle | validation sur
l'outils de co-rémunération |
bienveillant(s)
de pôle |
facture visé
"service fait" |
bienveillant(e)
comptabilité |
facture visé
"paiement fait" |
| dépenses <200€ | membre du pôle | facture | bienveillant(s)
de pôle |
facture visé
"service fait" |
bienveillant(e)
comptabilité |
facture visé
"paiement fait" |
| dépenses entre
200 & 1000€ |
bienveillant(s)
de pôle |
devis signé | président
/ équipe de direction |
facture visé
"service fait" |
bienveillant(e)
comptabilité |
facture visé
"paiement fait" |
| dépenses > 1000€ | président
/ équipe de direction |
devis signé | bienveillant(s)
de pôle |
facture visé
"service fait" |
bienveillant(e)
comptabilité |
facture visé
"paiement fait" |
Tous les pouvoirs peuvent faire l'objet d'une délégation de pouvoir, si le principe "une personne différentes sur chaque étapes" est respecté
modèle de lettre de mission : A faire
modèle de délégation de pouvoir : A faire
Les éléments nécessaires sur une facture
- Le nom, l'adresse, le type de structure, le Siret et le code APE
- le nom du destinataire
- La date d'émission de la facture
- la date ou période de la réalisation de la facture ou livraison de la commande
- La date d'échéance
- le numéro de facture (voir le numéro de devis ou lettre de mission si il y en a)
- La désignation / libellé
- le montant de la facture
au niveau numérique nous devons avoir les informations complémentaires suivantes :
- scan de la facture
- son état accompagné de la date : enregistré / validé / payé
- le code analytique / affectation budgétaire
