Organisation de plusieurs ateliers

Organiser une sessions avec plusieurs atelier demande un peu d'organisation, les différentes tâches sont partagées entre le bienveillant org (qui s'occupe de la préparation en amont) et le référent orga (qui est sur place le jour J pour coodonner), ces deux postes peuvent être faite par la même personne :

En amont (bienveillance orga)

• solliciter les groupes concernés par les ateliers pour qu'ils selectionnent et/ou lancent des candidatures pour l'animation d'atelier, voir avec eux si ils ont des moyens de rémunérer les ateliers dans leur groupe, voir quand quel cadre ils pourraient être financer ou voir si ca peut-être des ateliers payant pour les participants
• si besoin lancer une réunion de lancement, dans le cadre de la gestion de projet
• coordonner la date des ateliers avec le groupe interprog, puis l'inscrire sur le programme : https://programme.laraffinerie.re/
• proposer et faire valider des horaires aux participants
• inscrire les horaires sur le tableau des affichettes : https://docs.google.com/spreadsheets/d/13nd74jGlZqzmaVgOvF7aRRoNfVfPlQdkEHBm9XdUAXY afin qu'ils soient inscrit sur les affichettes qui seront créées par le référent orga de la journée / soirée
• lancer les inscriptions au moins 15j avant avec Oceco
• 1 semaine avant les ateliers, contacter les animateurs et leur rapeller le cadre de l'animation d'atelier, les espaces qui seront utiliser, un petit brief juste avant les ateliers
• faire un évenement FB (tant qu'on a pas mieux!) invitant les participant à s'inscrire
• faire une petite affiche (simple) qui rappel le programme des ateliers, avec leur emplacement à imprimer et à afficher sur place, afin que le public ai l'information
• préparer la fiche d'inscription à remettre à chaque animateur, comportant les indicateurs que l'ont souhaitent récolter : exemple si besoin faire une fiche questionnaire public
• bien vérifier la disponibilité des espaces qui vont accueillir les ateliers le jour J

Sur place (référent orga)

• faire un briefing 30min avant le début des ateliers avec les animateurs, leur remettre les fiches d'inscriptions avec les indicateurs
• diriger les participants vers les différents ateliers au fur et à mesure qu'il arrivent, pour qu'il s'inscrivent aux ateliers
• tourner sur les différents ateliers pour être sûr que tout va bien, vérifier qu'il n'y ai pas de situations qui serait dangeureuses (genre un enfant de 3 ans avec un fer à repasser ou une cloueuse)
• 15 min avant la fin des ateliers faire le tour des ateliers pour être sûr que les indicateurs soit remplies et questionnaire public rempli (si questionnaire)
• essayer de faire un petit moment de cohésion / célébration entre animateurs une fois que les ateliers sont rangés

Aprés (bienveillance / référent)

• Formaliser les données récoltées (indicateurs, contact, ...) sur les tableaux, outils dédiés
• partager des photos sur les réseaux, en n'oubliant pas de communiquer sur les sessions suivantes si il y en a (date/ heure / lien d'inscription)