Enregistrer une facture avec odoo

De La documentation de La Raffinerie
  • L'enregistrement des factures sur odoo doit faire suite à validation par le groupe / pôle concerné
  • si c'est une facture de chargé de mission, Inscrire "num de fact" dans la colonne facturé du tableau de co-rémunération concerné
  • Si la la facture est au format papier noter dessus :

- le numéro de chèque si paiement par chèque

- le pôle concerné

- la personne à rembourser si c'est une note de frais (en notant "NDF+le nom")

  • aller sur l'adresse https://gestion.laraffinerie.re/ si vous n'avez pas d'identifiant ou de passe, le demander sur le canal outils numérique
  • aller sur la partie facturation
  • cliquer sur nouvelle facture sur la partie fournisseur ou client
  • enregistrer les données de votre facture, les données minimums à noter sont :
    • le fournisseurs / le client (si vous voulez rentrer + d'infos siret, adress, rib, ... aller sur la fiche fournisseur/client
    • la date de la facture
    • le numéro de facture (référence fournisseur)
    • cliquer sur "ajouter une ligne" de facture puis noter au minimum
      • L'article : qui correspond à une catégorie général d'achat ou de vente, il ne faut pas en recréer mais utiliser celles qui existent. Si vous avez un doute ou si vous pensez que l'article qui corespond à votre facture n'existe pas, contacter un référent administratif. Les principaux articles sont les suivants :
        • Fournisseurs
          • [Conso] Consommables | ex : achat légumes, produits pour serre , vis pour la recyclerie | 602200 Achats stockés - FOURNITURES CONSOMMBALES
          • [Pt-Mat] Petit matériel - outillages < 500€ | 606300 Fournitures d'entretien et de petit équipement
          • [Gros-Mat] Matériel & Outillage >500HT | ex : un four, une machine à bois | 215400 Immobilisations corporelles - Matériels industriels
          • [Trav] Travaux | ex : un prestataire ext qui fabrique une porte de container | 604026 604010 Achats d'Etudes & Prest° Svces - Travaux
          • [Co-Rem] Mission bienveillance - Co rémunération | ex : mission de référents de PÔLE ou d'INTER | 604010 Achats d'Etudes & Prest° Svces - BIENVEILLANCE
          • [Presta-Int] Contribution - Prestation interne | ex : mission à prix fixe : tenu du bar, animer un atelier | 604024 Achats d'Etudes & Prest° Svces - CONTRIBUTEUR
          • [Presta-Ext] Prestation extérieure | ex : une prestation faite par un prestataire non raffineur | 604027 Achats d'études et de prestations de services - PRESTATION EXT
        • Client
          • [Presta-Ext] Prestation extérieure | ex : animation d'un atelier, d'une formation| 706000 Ventes de prestations de services
          • [Vente] Vente de produits | 707000 Ventes de produits
          • [Loc-Mob/Mat] Location de mobilier / matériel | 708310 Location de mobilier
          • [Loc-Esp] location d’espaces | 708320 Location d'espace
      • la description (pas tous les articles de la factures, mais de façon général à quoi correspond la facture)
      • le compte comptable, est proposé automatiquement lorsque que vous rentrez l'article
      • le compte analytique qui correspond à votre pôle
      • la quantité
      • le prix unitaire (pour des factures avec pleins d'articles vous pouvez mettre 1 en quantité et en prix unitaire le total
  • cliquer sur "sauvegarder" pour enregistrer la facture, puis sur valider pour générer le num de facture interne
  • cliquer sur le petit "trombone" en sous des lignes de facture et charger la facture scannée ou en numérique
  • Notez le numéro de la facture odoo sur la facture si c'est une facture papier
  • marquez sur la facture papier (si facture papier) "payé par virement le " ou "payé par chèque n° le + date) + "odoo + numéro de facture odoo"
Payer une facture

cette action doit être faite par une autre personnes / fonction que celle qui valide la rémunération cf le process de facturation

lors du réglement il est impératif dans la réf de paiement sur l'ordre de virement pour qu'il apparaisse sur le relevé bancaire afin de faciliter le recoupement

  • Si c'est une facture à payer vous pouvez le faire par chèque ou en payant à partir du terminal de banque ou du site de la banque,
  • cliquer sur "enregistrer un paiement" sur la facture odoo, dans "mémo" vous pouvez préciser virement ou chèque (en précisant le numéro de chèque)
  • notez dans le tableau de co-rémunération "payé + date " sur la ligne de la facture


Ensuite mettre la facture papier dans la pochette à facture pour classement si c'est une facture papier

enregistrer / Payer une Note De Frais
  • utiliser l'onglet "facture fournisseurs" et non le module "frais" !
  • Enregistrer la facture au nom du fournisseur (ex : achat weldom avancé par Céline, le fournisseur c'est Weldom)
  • Lors de l'enregistrement préciser dans "autres informations" + "référence / description" ndf + le nom de la personne
  • lors du paiement par le référent admin, rembourser la ndf à la personne et marqué comme payé