L'admin

responsabilités	pouvoirs	limites	ses savoir être/faire spécifiques	ses tâches	régularité
que les demandes de paiement soient à jour (dans le cadre de notre process de paiement engagement / liquidation / paiement)	faire des paiements via qonto	ne peux pas engager ou faire la liquidation des dépenses	sait utiliser qonto et les tableaux de bord budgétaires	payer les factures et les enregistre sur qonto	à chaque facture le concernant
Que toutes les factures / recettes soient enregistrées au niveau des tableaux de bords / Qonto	intervenir sur les tableaux de bords / Qonto		sait utiliser les tableaux de bords / Qonto	remplir les tableaux de bords / Qonto	à chaque facture / recettes
que la gestion budgétaire des projets opérationnels soit à jour et conforme	rappel aux coordinateurs et référents budget		sait détecter des problèmes de gestion budgétaires	accompagner les coordinateurs et référents budgets	à chaque fois que nécessaire, et avant chaque réunion op admin et groupe pour vérifier si tout est à jour
garant du cadre de subventions dans les projets	rappeler nos obligations en matière de subvention (suivi - bilan - …)		sait utiliser/comprendre le tableau de subvention	suivre régulièrement la mise à jour des tableaux de subvention, accompagne les référent.es subvention. doit mettre à jour les perçus sur le compte	pour chaque subvention
Que les process administratifs Raffineureuses soient suivis (lettre de mission - doc administratif, …)	faire des demandes aux Raffineureuses		connait les différents process administratifs	remplir le tableau opérationnel, collecter les documents	à chaque fois que nécessaire et au moins une fois en début d’année

Le rôle d'admin est important, les différent tâches sont les suivantes :

• Participer au process de facturation dans la phase du paiement
• Enregistrer les factures sur odoo et sur les tableaux de suivi budgétaire, s'assure du bon remplissage des tableaux de bords
• Garant du cadre de la gestion des budgets et des subventions au sein de chaque projet du groupe :
  • s'assure que l'ensemble du suivi d'une subvention/budget est réalisé par les Référent.e budget/subvention des projets et notamment la mise à jour du tableau de bord groupe commun onglet suivi subventions à jour
  • Propose dans le budget du pôle un montant de co rémunération dédié au suivi des subventions
  • Intègre dans Odoo la subvention à sa notification : https://documentation.laraffinerie.re/index.php/Enregistrer_une_subvention
• essayer de participer aux groupes de travail en lien avec le projet

ex de ligne de budget dédié au suivi d'une subvention dans le tableau de bord du groupe/pôle :

Exemple proposition de corem suivi subventions