L'organisation d’événement

Les différentes phases d'un événement

Proposition par les projets

la proposition doit se faire avant la consolidation d'agenda qui couvre la période où l’événement pourrais se déroulé (généralement sur une période trois mois)

• L’événement est proposé par un membre ou le collectif d'un projet
• il est pré-validé lors de la réunion opérationnelle du cercle concerné
• une personne du collectif s'occupe de renseigner Grist, avec au minimum le nom, un petit descriptif, la date et le nom du .de la référent.e de fond (en laissant la case "validé" décoché)

Attention, il faut s'y prendre à l'avance (minimum 4 mois) pour faire les propositions, afin d'être traité par la consolidation d'agenda

Consolidation d'agenda

tous les trois mois a lieu la consolidation d'agenda afin de valider collectivement la programmation pour les 3 mois suivants

• les référent.e de fond ou un.e représentante présente lors de ce moment les événements qui ont été pré-validé par les cercles
• collectivement les propositions sont consolidé et validé ou non, en prenant en compte l'ensemble de l'agenda qui prend en compte, le moments privés (géré par [services] ), les moment interprojet et les autres propositions d’événements, afin d'avoir un équilibre sur la période et en prenant en compte nos moyens humains et organisationnels

Les différents moments consolidé sont validés sur Grist, il apparaitront alors officiellement sur les programmes mensuels édité les derniers mercredis de chaque mois pour les mois suivants, redevabilité du rôle agenda

Organisation de l'évenement

L'organisation des événemente repose sur deux grandes thématiques qui sont la l'orga et le fond.

Note: Le.la référent.e est un.une raffineur.euse bienveillante sous le principe de la corémunération ou de la monnaie temps Le.la chargé.e de mission est un.e contributeur.ice sous le principe de la prestation interne

L'orga

C'est le socle de nos événements, elle est coordonné par le support [Événement]. plusieurs cercles et missions sont concernés :

[Evénement]

bienveillance événement

• met en place les différentes missions en lien avec le cercle évenement
• redistribuer les budgets à Nourrir et le prix libre et conscient numérique

Chargé d'orga

• ouvre et ferme le site
• s'occupe que le site soit en ordre pour recevoir du public
• s'occupe de solliciter les bénévoles et de faire en sorte qu'ils ont un catering
• est garant du bon déroulé de l'évenement (hors programmation)

Chargé.e d'accueil

• s'occupe d'accueillir le public
• s'occupe de la gestion des cartes et des adhésions
• s'occupe de la caisse

[Nourrir]

• Chargé de buvette
• chargé de kantine (optionnel)
  • gérer le catering bénévole et artistes si en place

Le Fond

Le fond est la partie programmation de la soirée, elle est géré par le projet concerné. Cette partie est faite par des référent.e rémunéré sous le principe de la corémunération ou de la monnaie temps

il y a donc un ou plusieurs personnes qui se partages les redevabilités et tâches de la référence de fond

• représente le cercle concerné
• en relation avec le.la chargé.e d'orga sur le dimensionnement de l'évenement
• Les relation avec les intervenants éventuelles (également de leur rémunération éventuelle)
• S’occupe des aménagements spécifiques en lien avec la programmation si il y en a (ex cinéma)
• la mise en place et la gestion de la technique
• gestion le jour J des bénévoles / volontaires en lien avec la programmation ou la technique
• la mise en forme et la diffusion de la communication, le cadre de la communication étant donné par le support [communication]
• la mise en place éventuelle des inscriptions / billeterie
• du chapeau et du prix libre et conscient
• de gérer le catering des intervenant éventuels en relation avec l'orga
• faire les remerciements en fin de soirée

le financement éventuels de la bienveillance et des éventuels intervenants sont à la charge du projet, avec des financements demandés en amont (subventions) ou grâce au prix libre et conscient (chapeau ou en ligne). Ce n'est pas les adhésions ou les ventes à la buvette / kantine, qui financent ces parties

Plus d'infos sur référence de fond