« L'organisation d’événement » : différence entre les versions
De La documentation de La Raffinerie
Aucun résumé des modifications |
Aucun résumé des modifications |
||
| (6 versions intermédiaires par 2 utilisateurs non affichées) | |||
| Ligne 2 : | Ligne 2 : | ||
===== Proposition par les projets ===== | ===== Proposition par les projets ===== | ||
la proposition doit se faire avant la consolidation d'agenda qui couvre la période où l’événement pourrais se | la proposition doit se faire avant la consolidation d'agenda qui couvre la période où l’événement pourrais se dérouler (généralement sur une période trois mois) | ||
* L’événement '''est proposé''' par un membre ou le collectif d'un projet | * L’événement '''est proposé''' par un membre ou le collectif d'un projet | ||
* il est '''pré-validé''' lors de la réunion opérationnelle du cercle concerné | * il est '''pré-validé''' lors de la réunion opérationnelle du cercle concerné | ||
* une personne du collectif s'occupe de '''renseigner Grist''', avec au minimum le nom, un petit descriptif, la date et le nom du .de la référent.e de fond (en laissant la case "validé" décoché) | * une personne du collectif s'occupe de '''renseigner [[GRIST|Grist]]''', avec au minimum le nom, un petit descriptif, la date et le nom du .de la référent.e de fond (en laissant la case "validé" décoché) | ||
Attention, il faut s'y prendre à l'avance (minimum 4 mois) pour faire les propositions, afin d'être traité par la consolidation d'agenda | Attention, il faut s'y prendre à l'avance (minimum 4 mois) pour faire les propositions, afin d'être traité par la consolidation d'agenda | ||
===== [[L'agenda|Consolidation d'agenda]] ===== | ===== [[L'agenda|Consolidation d'agenda]] ===== | ||
Tous les trois mois a lieu la consolidation d'agenda afin de valider collectivement la programmation pour les 3 mois suivants | |||
* les référent.e de fond ou un.e représentante ''' | * les référent.e de fond ou un.e représentante '''présentent''' lors de ce moment les événements qui ont été pré-validé par les cercles | ||
* collectivement les propositions sont | * collectivement les propositions sont consolidées et validées ou non, en prenant en compte l'ensemble de l'agenda qui prend en compte, les moments privés (géré par [services] ), [[Les moments inter-projets|les moment interprojet]] et les autres propositions d’événements, afin d'avoir un équilibre sur la période et en prenant en compte nos moyens humains et organisationnels | ||
Les différents moments consolidé sont validés sur Grist, | Les différents moments consolidé sont validés sur [[GRIST|Grist]], ils apparaitront alors officiellement sur les programmes mensuels édité les derniers mercredis de chaque mois pour les mois suivants, redevabilité du [[L'agenda|rôle agenda]] | ||
==== Organisation de | ==== Organisation de l’événement ==== | ||
L'organisation des | L'organisation des événements repose sur deux grandes thématiques qui sont la '''l'orga''' et le '''fond.'''<blockquote>Note: '''Le.la référent.e''' est un.une raffineur.euse bienveillante sous le principe de [[La co-rémunération|la corémunération]] ou de la monnaie temps '''Le.la chargé.e de mission''' est un.e contributeur.ice sous le principe de [[Le process de candidature|la prestation interne]]</blockquote> | ||
==== L' | ==== L'organisation ==== | ||
C'est le socle de nos événements, elle est | C'est le socle de nos événements, elle est coordonnée par le support [Événement]. plusieurs cercles et missions sont concernés : | ||
[ | [Événement] | ||
Bienveillance [Événement] | |||
* met en place les différentes missions en lien avec le cercle | * met en place les différentes missions en lien avec le cercle événement | ||
* redistribuer les budgets à Nourrir et le prix libre et conscient numérique | * redistribuer les budgets à Nourrir et le prix libre et conscient numérique | ||
[[Chargé.e d'organisation|Chargé d'orga]] | [[Chargé.e d'organisation|Chargé d'orga]] | ||
| Ligne 37 : | Ligne 36 : | ||
* s'occupe de solliciter les bénévoles et de faire en sorte qu'ils ont un catering | * s'occupe de solliciter les bénévoles et de faire en sorte qu'ils ont un catering | ||
* est garant du bon déroulé de l'évenement (hors programmation) | * est garant du bon déroulé de l'évenement (hors programmation) | ||
[[Chargé.e d'accueil]] | [[Chargé.e d'accueil]] | ||
* s'occupe d'accueillir le public | * s'occupe d'accueillir le public | ||
* s'occupe de la billetterie (scan des billets à l'entrée) | |||
* s'occupe de la gestion des cartes et des adhésions | * s'occupe de la gestion des cartes et des adhésions | ||
* s'occupe de la caisse | * s'occupe de la caisse | ||
[Nourrir] | [Nourrir] | ||
| Ligne 51 : | Ligne 49 : | ||
==== Le Fond ==== | ==== Le Fond ==== | ||
Le fond est la partie programmation de la soirée, elle est | Le fond est la partie programmation de la soirée, elle est gérée par le projet concerné. Cette partie est faite par des référent.e rémunéré sous le principe de la corémunération ou de la monnaie temps | ||
il y a donc un ou plusieurs personnes qui se | il y a donc un ou plusieurs personnes qui se partagent les redevabilités et tâches de [[Référence de fond|la référence de fond]] | ||
* représente le cercle concerné | * représente le cercle concerné | ||
* en relation avec le.la chargé.e d'orga sur le dimensionnement de | * en relation avec le.la chargé.e d'orga sur le dimensionnement de l’événement | ||
* Les relation avec les intervenants | * Les relation avec les intervenants éventuels (également de leur rémunération éventuelle) | ||
* S’occupe des aménagements spécifiques en lien avec la programmation si il y en a (ex cinéma) | * S’occupe des aménagements spécifiques en lien avec la programmation si il y en a (ex cinéma) | ||
* la mise en place et la gestion de la technique | * la mise en place et la gestion de la technique | ||
* gestion le jour J des bénévoles / volontaires en lien avec la programmation ou la technique | * gestion le jour J des bénévoles / volontaires en lien avec la programmation ou la technique | ||
* la mise en forme et la diffusion de la communication, le cadre de la communication étant donné par le support [communication] | * la mise en forme et la diffusion de la communication, le cadre de la communication étant donné par le support [communication] | ||
* la mise en place éventuelle des inscriptions / | * la mise en place éventuelle des inscriptions / billetterie dans Tibillet | ||
* du chapeau et du prix libre et conscient | * du chapeau et du prix libre et conscient | ||
* de gérer le catering des intervenant éventuels en relation avec l'orga | * de gérer le catering des intervenant éventuels en relation avec l'orga | ||
* faire les remerciements en fin de soirée | * faire les remerciements en fin de soirée | ||
Le financement éventuel de la bienveillance et des éventuels intervenants sont à la charge du projet, avec des financements demandés en amont (subventions) ou grâce au prix libre et conscient (chapeau ou en ligne). Ce n'est pas les adhésions ou les ventes à la buvette / kantine, qui financent ces parties. | |||
Plus d'infos sur [[Bienveillance de fond|référence de fond]] | Plus d'infos sur [[Bienveillance de fond|référence de fond]] | ||
Dernière version du 4 mai 2026 à 10:00
Les différentes phases d'un événement
Proposition par les projets
la proposition doit se faire avant la consolidation d'agenda qui couvre la période où l’événement pourrais se dérouler (généralement sur une période trois mois)
- L’événement est proposé par un membre ou le collectif d'un projet
- il est pré-validé lors de la réunion opérationnelle du cercle concerné
- une personne du collectif s'occupe de renseigner Grist, avec au minimum le nom, un petit descriptif, la date et le nom du .de la référent.e de fond (en laissant la case "validé" décoché)
Attention, il faut s'y prendre à l'avance (minimum 4 mois) pour faire les propositions, afin d'être traité par la consolidation d'agenda
Consolidation d'agenda
Tous les trois mois a lieu la consolidation d'agenda afin de valider collectivement la programmation pour les 3 mois suivants
- les référent.e de fond ou un.e représentante présentent lors de ce moment les événements qui ont été pré-validé par les cercles
- collectivement les propositions sont consolidées et validées ou non, en prenant en compte l'ensemble de l'agenda qui prend en compte, les moments privés (géré par [services] ), les moment interprojet et les autres propositions d’événements, afin d'avoir un équilibre sur la période et en prenant en compte nos moyens humains et organisationnels
Les différents moments consolidé sont validés sur Grist, ils apparaitront alors officiellement sur les programmes mensuels édité les derniers mercredis de chaque mois pour les mois suivants, redevabilité du rôle agenda
Organisation de l’événement
L'organisation des événements repose sur deux grandes thématiques qui sont la l'orga et le fond.
Note: Le.la référent.e est un.une raffineur.euse bienveillante sous le principe de la corémunération ou de la monnaie temps Le.la chargé.e de mission est un.e contributeur.ice sous le principe de la prestation interne
L'organisation
C'est le socle de nos événements, elle est coordonnée par le support [Événement]. plusieurs cercles et missions sont concernés :
[Événement]
Bienveillance [Événement]
- met en place les différentes missions en lien avec le cercle événement
- redistribuer les budgets à Nourrir et le prix libre et conscient numérique
- ouvre et ferme le site
- s'occupe que le site soit en ordre pour recevoir du public
- s'occupe de solliciter les bénévoles et de faire en sorte qu'ils ont un catering
- est garant du bon déroulé de l'évenement (hors programmation)
- s'occupe d'accueillir le public
- s'occupe de la billetterie (scan des billets à l'entrée)
- s'occupe de la gestion des cartes et des adhésions
- s'occupe de la caisse
[Nourrir]
- Chargé de buvette
- chargé de kantine (optionnel)
- gérer le catering bénévole et artistes si en place
Le Fond
Le fond est la partie programmation de la soirée, elle est gérée par le projet concerné. Cette partie est faite par des référent.e rémunéré sous le principe de la corémunération ou de la monnaie temps
il y a donc un ou plusieurs personnes qui se partagent les redevabilités et tâches de la référence de fond
- représente le cercle concerné
- en relation avec le.la chargé.e d'orga sur le dimensionnement de l’événement
- Les relation avec les intervenants éventuels (également de leur rémunération éventuelle)
- S’occupe des aménagements spécifiques en lien avec la programmation si il y en a (ex cinéma)
- la mise en place et la gestion de la technique
- gestion le jour J des bénévoles / volontaires en lien avec la programmation ou la technique
- la mise en forme et la diffusion de la communication, le cadre de la communication étant donné par le support [communication]
- la mise en place éventuelle des inscriptions / billetterie dans Tibillet
- du chapeau et du prix libre et conscient
- de gérer le catering des intervenant éventuels en relation avec l'orga
- faire les remerciements en fin de soirée
Le financement éventuel de la bienveillance et des éventuels intervenants sont à la charge du projet, avec des financements demandés en amont (subventions) ou grâce au prix libre et conscient (chapeau ou en ligne). Ce n'est pas les adhésions ou les ventes à la buvette / kantine, qui financent ces parties.
Plus d'infos sur référence de fond
