Le référent de chantiers participatifs

Nous faisons tous les mercredis des chantiers participatifs, le/la référent.e de chantier est là pour organiser le bon déroulement des ateliers et faire en sorte que toutes les conditions de sécurité soient respectées. Le/la référent.e de chantier ne doit pas animer en même temps un atelier. Les conditions pour être référent.e de chantiers participatifs sont d'avoir le badge "référent.e de chantier participatif". Pour obtenir ce badge il faut :

à remplir (badge à créer)

Les missions du/de la référent.e de chantiers participatifs sont :

En amont

• Mettre à jour le tableau de tâches : Deck Chantier Participatif. Actualiser les tâches à réaliser dans les 2 colonnes Atelier chantiers En Cours et Cadre de vie.
  • Les ateliers courants sur les chantiers sont :
    • Cadre de vie (entretien du site, débroussaillage, ...)
    • Palette (fabrication de mobilier pour La Raffinerie)
    • Cuisine (faire le repas pour les volontaires)
    • …
  • Pour chaque tâche, ajouter le tag Atelier Avec animateur et tagger l’animateur si il est connu, ou Atelier recherche animateur.
  • Classer les tâches par ordre de priorité dans la matinée ou nécessitant le plus de participants.

Essayer en amont de trouver des animateurs aux ateliers urgents ou à prévoir en communiquant sur le canal rocket chat: Rocket Chat Chantiers Participatifs
Pour rappel les thèmes et les animateurs des ateliers sont proposés par les projet et pas par "chantier participatif"

• Gérer la communication en lien avec le chantier
  • Créer l'évènement et les actions OCECO, via la page Programme de la Raffinerie.
    Pour ajouter un chantier participatif, cliquer sur ‘Modifier le contenu’. Sur cette page, ajouter une ligne manuellement, en respectant le formatage avec la date du chantier et la personne référente.
    

Recharger la page programme Programme de la Raffinerie, et cliquer sur le chantier participatif créé.

Sur la page d’édition du chantier, activer les actions obligatoires (Participer au chantier et Préparation du repas bénévole) et désactiver les actions non prévues. Pour terminer la création de l’évènement, en bas de page, entrer les identifiants et cliquer sur Créer l’évènement et les actions. Cette procédure crée automatiquement l’évènement sur la plateforme Oceco.

A retenir: la page programme change tous les 18 du mois pour afficher les événements du mois suivant (le 18 Février, la page affichera les évènements du mois de Mars). Pour forcer un évènement à s'afficher, utiliser la balise #force en fin de ligne dans la page programme.md

• Annoncer le chantier participatif sur Rocket Chat, sur le canal ‘#ChantierCollaboratifDuMercredi’. Rappeler les tâches à réaliser (tâches mise à jour préalablement sur le deck). Citer les animateurs déjà connus (Exemple @Nicolas) et faire appel pour un animateur pour les tâches non pourvues d’animateur, en utilisant la notation @?. En fin de post, rappeler le lien pour postuler en tant qu’animateur (deck) et le lien pour s’inscrire au chantier (Oceco), exemple:

Pour vous positionnez en tant qu'animateur, cliquez sur le lien DECKRAFFINERIE
Pour vous inscrire au chantier, cliquez sur le lien: CHANTIER5FEVRIER

• Publier un évènement sur Facebook, le faire en début de mois avec programmation pour le jeudi avant le chantier, rappeler que le petit déjeuner est partagé et que le repas est offert par La Raffinerie (préparé par des bénévoles), chaussures fermées, crèmes et chapeaux
• vérifier qu'il reste du café pour la machine à café et du papier toilette (voir avec le pôle Snack)
• Consulter les différents animateurs pour identifier les besoins en matériels et matériaux afin centraliser les achats à faire
• faire une liste écrite des tâches du cadre de vie pour donner à l'animateur de l'atelier cadre de vie

Sur place

• 7h30 - Préparation
• Préparer le café dans le percolateur (6 litres + 1 paquet de café de 250 gr ou 1 litre + ½ verre raffinerie de café), selon le nombre estimé de participants.
• Brancher la machine à glaçons et préparer la fontaine à eau
• Ouvrir les containers concernés par les ateliers et la porte d'entrée
• Ecrire la liste des ateliers et leurs animateurs sur le tableau noir (voir le tableau des tâches (deck))
• Vérifier l’état des boîtes à pharmacie
• Rappeler les consignes de sécurité aux animateurs en amont de leur atelier (surtout en menuiserie)
• Optionnel : Sortir 1 / 2 tentes et les faire monter par les volontaires, les lester si besoin

• 8h20
• Présenter les différents ateliers et identifier les animateurs (le référent ou les animateurs précisent la nature de l'atelier (quoi, comment explicitement)).
• Recenser le nombre de personnes qui prendront le repas à la Raffinerie à l’issue des ateliers.
• Veiller à ce que tout le monde soit adhérent (l'adhésion se fait avec les cartes tibillet), rappeler aux personnes qui ne sont pas inscrites sur Oceco de s'inscrire en amont du chantier.
• Rappeler les consignes de sécurité :
  • Port des équipements de protections individuels (EPI): gants, casques, lunettes, masques, tablier de soudeur…
  • Se protéger du soleil
  • Chaussures fermées obligatoires
  • Eau disponible au bar
  • Trousses médicales au bar (demander si des personnes ont des connaissances médicales)
• Droit à l’image: Demander à l’assistance si des personnes ne souhaitent pas apparaître sur les photos qui seront publiées sur les différentes plateformes (Facebook…)
• Optionnel : Demander si des personnes sont disponibles pour être volontaire le soir (si événement le soir)
• Présenter les activités proposées à la Raffinerie. Voir le document :Les activités à la Raffinerie

• 8h45
• Au démarrage des ateliers, passer sur tous les ateliers pour vérifier qu'il n'y a pas de problème dans le déroulement des ateliers.
  • Vérifier le port des EPI
  • Vérifier que les postes de travail ne soient pas dangereux (attention aux échelles et poste en hauteur)
  • Si il manque des volontaires à certains ateliers, essayer de récupérer des volontaires sur d'autres ateliers mieux fournis et dispatcher. Si des volontaires arrivent en retard, les diriger vers les ateliers où il manque du monde
  • Si il y a des petites courses à faire en matériaux, valider les dépenses avec les bienveillants des pôles concernés (la veille si possible)

• Tourner régulièrement sur les différents ateliers pour vérifier que tout se passe bien et que les consignes de sécurité sont respectées.
• Prendre des photos pour la publication de fin d'évènement.
• Courses pour le repas. Au préalable vérifier les restes dans la chambre froide. Si des courses sont à faire, consulter un admin, rappeler de récupérer les factures, budget maxi 100€, si il n'y a que des nouveaux en cuisine, leur présenter la cuisine éphémère. L’objectif est de servir un repas avec au moins une version végétarienne, et qu'il soit prêt à 12h00. Rappeler qu'il y a un composteur à côté de la cuisine et qu'il y a des sacs de course à disposition. Rappeler que la vaisselle de la cuisine doit être faite en fin de repas (action collective avec les participants aux repas).
• Accueillir les visiteurs de la matinée et leur faire une rapide présentation de la Raffinerie. Les rediriger vers les personnes concernées s'ils ont des demandes précises ou leur proposer de faire leur demande sur contact@laraffinerie.re. Leur rappeler les dates des prochaines visites et chantiers participatifs.

• Bien faire respecter les consignes de sécurité

• 11h45
• Faire le tour des ateliers pour veiller à la n des actions et au rangement complet des espaces de travail (les machines de menuiserie doivent être dépoussiérées).
• Relancer un café
• Si des personnes sont disponibles, leur proposer d'aider au pré-rangement de la cuisine

• 12h00-12h30
• En fin de repas, faire le bilan de la matinée en reprenant le tableau noir des tâches et en donnant la parole aux animateurs d’atelier
• Rappeler que la vaisselle et le rangement de la cuisine sont des tâches collectives, partagés par tous
• Fin du chantier participatif pour les participants

Après le chantier

• Veillez à ce que les tentes soient rangées, la vaisselle faite, les bacs de vaisselle vidés et rangés et la cuisine rangée. Ne pas commencer des ateliers ou formations avant que la cuisine soit rangée
• Nettoyer la machine à café et la fontaine à eau
• Arrêter la machine à glaçons
• Vérifier la fermeture des containers (sauf si il y a des ateliers prévus après)
• Valider les actions OCECO. Dans OCECO, ouvrir l’évènement du chantier participatif et cliquer sur les actions. Valider les participants à chaque action

• Mettre à jour le tableau de tâches sur le Deck Chantier Participatif
• Créer un post Facebook sur la page de la Raffinerie et ajouter les photos prise lors de la matinée. Rappeler la date et l’heure du prochain chantier et ajouter le lien OCECO pour les inscriptions
• Faire la passation du prochain chantier sur le canal rocket chat :chantierCollaboratifDuMercredi
• Pour la facturation, le code analytique est celui de Inter-travaux / chantiers participatif code 1261 . Pour la procédure, voir ici : https://documentation.laraffinerie.re/index.php/Faire_une_facture_en_tant_que_charg%C3%A9.e_de_mission. et envoyer à l'admin de support (bruno)