« Bureau Collégial » : différence entre les versions

Dernière version du 29 avril 2024 à 13:01

La raison d'être du bureau collégial

Raison d'être
vision (ce qu'on veut atteindre)	mission (en suivant quel chemin)	valeur (avec quels sécurités)
Amener de l'agilité dans un environnement complexe et changeant de La Raffinerie maintenir et renforcer la cohésion interne Favoriser une prise de décision rapide et éclairée face à des situations d'urgence ou sans solution dans le cadre actuel être garant du cadre général et de la cohérence des actions et projets Optimiser la gestion générale Représenter la Raffinerie en général	En général : traiter les sujets stratégiques/le cap qui concernent tous les groupes de La Raffinerie (humain, technique, financier, sécurité, éthique) rappeler et faire appliquer le cadre général ( y compris d'acter les sanctions / exclusions) prendre des décisions urgentes par rapport à l’activité, la sécurité, le financier aide à débloquer les prises de décision quand elle n'arrive pas se dégager dans les groupes / pôles / projets propose les sujets des objectifs prioritaires trimestriels représenter l'ensemble de La Raffinerie vis à vis des partenaires et médias peut proposer des amendements aux statuts de l'association, qui seront ensuite soumis à l'approbation de l'assemblée générale. dans la Gestion de projet : Valider les achats au dessus de 5000 euros Valider les ventes des immobilisations (généralement le materiel à plus de 500€) Valider les propositions de demandes de subventions Valider la création / clôture de projets- actions, modification d'organigramme Validation des budgets annuels et garant de la gestion courante de l'association	tendre vers un pouvoir de plutôt qu'un pouvoir sur Une intervention ponctuelle et/ou sur demande, dans le sens où les sujets qui le concernent en général sont ceux qui concernent l'ensemble de La Raffinerie et non pas des sujets opérationnels des membres ayant comme posture : engagement transparence neutralité disponibilité intégrité / honnêteté altruisme esprit d'équipe résilient / adaptable être à l'écoute et ouvert bienveillance bonne connaissance du projet et des membres actifs confidentialité sur les sujets personnels et tensions impersonnelles
	ce qui n'est pas dans la mission	ce qui n'est pas dans les valeurs
	s'occuper de coordonner les projets, non, car les groupes, pôles et projets ont leur indépendance stratégique, technique et humaine, ils peuvent prendre les décisions qui concernent leurs sujets! s'occuper de répondre à toutes les tensions, non, car les groupes, pôles et projets, sont les plus compétent pour répondre aux tensions qui les concernent. Le Bureau Collégial peut intervenir seulement en cas de blocage.	l'opacité

Quel est son fonctionnement ?

Le Bureau Collégial est officiellement l'équivalent de notre conseil d'administration / bureau. Nous proposons de le tester pendant un certain temps et si besoin nous modifierons nos statuts pour l'officialiser.
Le Bureau Collégial est composé d'un président, un trésorier et un secrétaire (ces rôles seront répartis lors de la première réunion du bureau) qui ont le même pourvoir décisionnel, mais où certaines responsabilités sont propres à chacun (au vu des obligations légales d'une association, ces obligations sont listées en annexe)
mode de mise en place : la liste des membres du Bureau Collégial est mise en place en interne par une élection sans candidat puis est proposé au vote lors de l'assemblée générale pour un mandat d'un an renouvelable. Il n'y a pas de nombre de mandats consécutifs maximum,

L'élection sans candidat permet de donner une plus grande légitimité au membre du bureau collégial, les qualités requises pour les membres du bureau collégial sont ceux énumérer dans les valeurs de la raison d'être
Le Bureau Collégial se compose de 3 personnes, en essayant si possible de respecter une mixité des profils (sexe, âge, origine,...), une bonne représentation des groupes, et une complémentarité de leurs compétences (technique, financière, humaine,...). Un nombre réduit permet de permettre un renouvellement plus facile des membres à chaque élections et permet de gagner en agilité.

Les prises de décisions à l'intérieur du Bureau Collégial se font au consensus (tous les membres sont d'accord)

Les membres du Bureau Collégial se rencontre physiquement ou en distanciel au moins une fois par trimestre

Si un départ anticipé d'un membre arrivait, toute la liste serait démissionnaire et on referait une élection sans candidat

Le Bureau Collégial rend compte de ses activités par des Comptes rendus sur notre outils notes.laraffinerie.re, et sur un canal dédié de rocket chat "Bureau Collégiale"

Le Bureau Collégial peut être sollicité à tout moment :
sur les réunions interpole, si la tension concerne bien le Bureau Collégial

suite à des réunions opérationnelles, le facilitateur de la réunion peut poser la/les tensions concernant le Bureau Collégial sur le canal Rocket chat "Bureau Collégial", qui dans un premier temps validera si la tension doit bien être traité par le Bureau Collégial ou par une autre instance, les membres discutent entre eux, et propose une décision / clarification, vis à vis de la tensions sur le canal

en direct avec l'un de ses membres

Le Bureau Collégial peut s'auto-solliciter

Le Bureau Collégial dépend du pôle instance où le budget est définit et suivant le principe de la co-rémunération

Annexe : les responsabilités spécifiques des fonctions dans le Bureau Collégial et de certain "inter"

Président :

préside l'assemblée générale
peut convoquer une assemblée générale extraordinaire
représentant légal de l'association

Trésorier :

rend compte de la gestion et soumet les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe), préparé par inter-admin à l'approbation de l'assemblée générale.

Secrétaire :

convoque les membres de l'association à l'AG.
gestion des documents de l'association, y compris les procès-verbaux des assemblées générales.
s'occupe de la correspondance officielle de l'association, de la réception des courriers et de leur réponse.

certains "inters" remplissent des fonctions qui sont classiquement dédiées au bureau :

Inter-admin :

responsable de la gestion des finances de l'association
prépare les budgets prévisionnels et les comptes annuels à présenter lors des assemblées générales.
réaliser les paiements, de collecter les recettes et de tenir à jour la gestion opérationnelle.
prépare les comptes donné par le comptable à présenter au conseil d'administration et à l'assemblée générale.
est en relation avec l'expert comptable et le commissaire au compte

Inter-communication :

prépare les rapports d'activité à présenter au conseil d'administration et à l'assemblée générale.

Déroulé pour le premier lancement :

1er phase : validation du cadre du Bureau Collégial par un processus de validation par consentement

Présentation collective de la nouvelle instance, de sa raison d'être et de son fonctionnement.
tour de table sur la question "est ce que vous avez une objection ou de clarification de certains points"
modification / amélioration éventuelle du cadre général
si pas d'objections / clarification supplémentaire on passe à l'élection sans candidat

2ème phase

explication du principe de l'élection sans candidat
élection sans candidat de 3 membres pour l'instance
célébration!

ensuite la liste est proposé au vote de l'assemblée générale

Si le bureau est démissionnaire, une nouvelle liste est validé suivant ce principe et formaliser lors de la prochaine assemblée générale

@@ Ligne 1 : / Ligne 1 : @@
+===== La raison d'être du bureau collégial =====
 {| class="wikitable"
 ! colspan="3" |Raison d'être
-! rowspan="2" |pouvoirs
-! rowspan="2" |responsabilités
 |-
-|vision
+|'''vision'''
 <small>(ce qu'on veut atteindre)</small>
-|mission
+|'''mission'''
 <small>(en suivant quel chemin)</small>
-|valeur
+|'''valeur'''
 <small>(avec quels sécurités)</small>
 |-
 |
-* Amener de l'agilité dans un environnement complexe et changeant
+* Amener de l'agilité dans un environnement complexe et changeant de La Raffinerie
-* maintenir et à renforcer la cohésion interne
+* maintenir et renforcer la cohésion interne
-* Favoriser une prise de décision rapide et éclairée
+* Favoriser une prise de décision rapide et éclairée face à des situations d'urgence ou sans solution dans le cadre actuel
-* être garant de la cohérence des actions et projets
+* être garant du '''cadre général''' et de la cohérence des actions et projets
 * Optimiser la gestion générale
-* représenter la Raffinnerie
+* Représenter la Raffinerie en général
 |
-* traiter les sujets qui concernent tous les groupes de La Raffinerie (humain, technique, financier, stratégique, sécurité)
+* En général :
-* acter les sanctions
+** traiter les sujets stratégiques/le cap qui concernent tous les groupes de La Raffinerie (humain, technique, financier, sécurité, éthique)
-* prendre des décisions urgente par rapport à  l’activité, la sécurité, le financier
+** rappeler et faire appliquer le cadre général ( y compris d'acter les sanctions / exclusions)
-* Valider les demandes de subventions
+** prendre des décisions urgentes par rapport à l’activité, la sécurité, le financier
-* Valider la création / fin de projets- actions
+** aide à débloquer les prises de décision quand elle n'arrive pas se dégager dans les groupes / pôles / projets
-* Valider les achats au dessus de x euros
+** propose les sujets des objectifs prioritaires trimestriels
-* Valider les ventes des immobilisations
+** représenter l'ensemble de La Raffinerie vis à vis des partenaires et médias
+** peut proposer des amendements aux statuts de l'association, qui seront ensuite soumis à l'approbation de l'assemblée générale.
+* dans la Gestion de projet :
+** Valider les achats au dessus de 5000 euros
+** Valider les ventes des immobilisations (généralement le materiel à plus de 500€)
+** Valider les propositions de demandes de subventions
+** Valider la création / clôture de projets- actions, modification d'organigramme
+** Validation des budgets annuels et garant de la gestion courante de l'association
+|
+* tendre vers un pouvoir '''de''' plutôt qu'un pouvoir '''sur'''
+* Une intervention ponctuelle et/ou sur demande, dans le sens où les sujets qui le concernent en général sont ceux qui concernent l'ensemble de La Raffinerie et non pas des sujets opérationnels
-* permettre la prise de décision quand elle n'arrive pas se dégager dans les groupes
+* des membres ayant comme posture :
-* fixe les objectifs prioritaires trimestriels
+** engagement
-* Validation des budgets
+** transparence
-* représenter l'ensemble de La Raffinerie vis à vis des partenaires et médias
+** neutralité
+** disponibilité
+** intégrité / honnêteté
+** altruisme
+** esprit d'équipe
+** résilient / adaptable
+** être à l'écoute et ouvert
+** bienveillance
+** bonne connaissance du projet et des membres actifs
+** confidentialité sur les sujets personnels et tensions impersonnelles
+|-
+|
+|'''ce qui n'est pas dans la mission'''
+|'''ce qui n'est pas dans les valeurs'''
+|-
 |
-* transparence
-* neutralité
-* disponibilité
-* honnêteté
-* esprit d'équipe
-* résilient / adaptable
-* être à l'écoute
-* être ouvert
 |
+* s'occuper de coordonner les projets, '''non''', car les groupes, pôles et projets ont leur indépendance stratégique, technique et humaine, ils peuvent prendre les décisions qui concernent leurs sujets!
+* s'occuper de répondre à toutes les tensions, '''non''', car les groupes, pôles et projets, sont les plus compétent pour répondre aux tensions qui les concernent. Le Bureau Collégial peut intervenir seulement en cas de blocage.
 |
+* l'opacité
 |}
-'''Quel est le nom de cette instance?'''
-* Intergroupe?
-* bureau collégiale (équivalent du bureau et CA confondu d'une association, pas besoin de modifier les statuts) ?
-'''Comment est-elle mis en place?'''
-élection sans candidat en interne puis élection de la "liste" à l'assemblée générale?
-'''Comment donner la légitimité à cette instance ?'''
-élection sans candidats?
-'''Combien de personnes composent l'instances?'''
-?
-'''Est ce qu'elle doit représenter les trois groupes?'''
-'''Est ce qu'il faut de la mixité?'''
-'''Est ce qu'il y a des les critères minimum pour faire partie de l'instance?'''
-'''Quelle durée de mandat pour les membres de cette instance ?'''
-'''Quel processus pour remplacer un membre en cas de départ anticipé ?'''
-'''Comment l'instance rend-elle compte de ses activités et décisions ?'''
-'''Quel est le processus de prise de décision au sein de l'instance ?'''
-Consensus?
-'''Est ce qu'un membre de l'instance peut être exclut? si oui comment?'''
-'''Comment on pose des tensions à cette instance?'''
-'''Quand est ce que cette instance se réuni?'''
-* 1 fois par trimestre?
-* à chaque fois qu'elle est sollicitée?
-'''Est ce que le canal de discussion de cette instance est privée? (comme l'ancien canal CA)'''
-'''Comment / quand on met en place cette instance?'''
+===== Quel est son fonctionnement ? =====
-'''Que faire des rôles de président, trésorier et secrétaire?'''
+* Le Bureau Collégial est officiellement l'équivalent de '''notre conseil d'administration / bureau'''. Nous proposons de le tester pendant un certain temps et si besoin nous modifierons nos statuts pour l'officialiser.
+* Le Bureau Collégial est composé d'un président, un trésorier et un secrétaire (ces rôles seront répartis lors de la première réunion du bureau) qui ont le même pourvoir décisionnel, mais où certaines responsabilités sont propres à chacun (au vu des obligations légales d'une association, ces obligations sont listées en annexe)
+*'''mode de mise en place''' : la liste des membres du Bureau Collégial est mise en place en interne par une '''[[Le process de l'élection sans candidat|élection sans candidat]]''' puis est proposé au vote lors de l'assemblée générale pour un mandat d'un an renouvelable. Il n'y a pas de nombre de mandats consécutifs maximum,
+<blockquote>''L'élection sans candidat permet de donner une plus grande légitimité au membre du bureau collégial, les qualités requises pour les membres du bureau collégial sont ceux énumérer dans les valeurs de la raison d'être''
-En générale
+* Le Bureau Collégial se compose de '''3 personnes''', en essayant si possible de respecter '''une mixité''' des profils (sexe, âge, origine,...), une bonne '''représentation des groupes,''' et une '''complémentarité de leurs compétences''' (technique, financière, humaine,...). Un nombre réduit permet de permettre un renouvellement plus facile des membres à chaque élections et permet de gagner en agilité.
+* Les prises de décisions à l'intérieur du Bureau Collégial se font au '''consensus''' (tous les membres sont d'accord)
+* Les membres du Bureau Collégial se rencontre physiquement ou en distanciel au moins '''une fois par trimestre'''
+* Si un départ anticipé d'un membre arrivait, toute la liste serait démissionnaire et on referait une élection sans candidat
+* Le Bureau Collégial rend compte de ses activités par des Comptes rendus sur notre outils notes.laraffinerie.re, et sur un canal dédié de rocket chat "Bureau Collégiale"
+* Le Bureau Collégial peut être sollicité à tout moment :
+** sur les réunions interpole, si la tension concerne bien le Bureau Collégial
+** suite à des réunions opérationnelles, le facilitateur de la réunion peut poser la/les tensions concernant le Bureau Collégial sur le canal Rocket chat "Bureau Collégial", qui dans un premier temps validera si la tension doit bien être traité par le Bureau Collégial ou par une autre instance, les membres discutent entre eux, et propose une décision / clarification, vis à vis de la tensions sur le canal
+** en direct avec l'un de ses membres
+** Le Bureau Collégial peut s'auto-solliciter
+** Le Bureau Collégial dépend du '''pôle instance''' où le budget est définit et suivant le principe de la [[La co-rémunération|'''co-rémunération''']]
+</blockquote>
-'''président :'''
+===== Annexe : les responsabilités spécifiques des fonctions dans le Bureau Collégial et de certain "inter" =====
+'''Président :'''
 * préside l'assemblée générale
@@ Ligne 99 : / Ligne 89 : @@
 * représentant légal de l'association
-'''trésorier :'''
-* rend compte de sa gestion et soumet les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) à l'approbation de l'assemblée.
+'''Trésorier :'''
-* responsable de la gestion des finances de l'association
-* prépare les budgets prévisionnels et les comptes annuels à présenter lors des assemblées générales.
-* réaliser les paiements, de collecter les recettes et de tenir à jour la comptabilité.
-'''secrétaire :'''
+* rend compte de la gestion et soumet les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe), préparé par inter-admin à l'approbation de l'assemblée générale.
-* convoque les membres de l'association à l'AG
-* gestion des documents de l'association, y compris les procès-verbaux des réunions et des assemblées générales.
-* s'occupe de la correspondance officielle de l'association, de la réception des courriers et de leur réponse
-* tenir à jour le registre spécial de l'association, qui répertorie les modifications statutaires, les changements de bureau, etc.
-* assure la circulation de l'information au sein de l'association, entre les membres du bureau, le conseil d'administration et les membres de l'association.
-* responsable des démarches administratives, comme les déclarations en préfecture ou sous-préfecture.
-'''Conseil d'administration'''
+'''Secrétaire :'''
-* prend les décisions importantes concernant la stratégie et les orientations de l'association
+* convoque les membres de l'association à l'AG.
-* valide les budgets préparés par le trésorier et propose ou valide les plans d'action financiers.
+* gestion des documents de l'association, y compris les procès-verbaux des assemblées générales.
-* peuvent représenter l'association dans certains actes ou événements, selon les besoins ou délégations accordées par le président.
+* s'occupe de la correspondance officielle de l'association, de la réception des courriers et de leur réponse.
-* proposer des amendements aux statuts de l'association, qui seront ensuite soumis à l'approbation de l'assemblée générale.
-'''bureau :'''
-* chargé de la gestion courante de l'association.
+'''''certains "inters" remplissent des fonctions qui sont classiquement dédiées au bureau :'''''
-* met en œuvre les décisions prises par le conseil d'administration et assure le suivi des projets et activités.
-* sert d'interface entre le conseil d'administration et les membres de l'association, ainsi qu'entre l'association et l'extérieur (partenaires, médias, institutions...).
-* prépare les rapports d'activité et les comptes à présenter au conseil d'administration et à l'assemblée générale.
-* prend les décisions urgentes nécessaires au bon fonctionnement de l'association, dans l'attente de la prochaine réunion du conseil d'administration.
-valeur : confidentialité
+'''Inter-admin :'''
+* responsable de la gestion des finances de l'association
+* prépare les budgets prévisionnels et les comptes annuels à présenter lors des assemblées générales.
-Quel est le nom de cette instance?
+* réaliser les paiements, de collecter les recettes et de tenir à jour la gestion opérationnelle.
+* prépare les comptes donné par le comptable à présenter au conseil d'administration et à l'assemblée générale.
-- CA / bureau collégiale
+* est en relation avec l'expert comptable et le commissaire au compte
-Comment est-elle mis en place?
-- élection sans candidats + validation par l'AG
-à la suite d'interpole
-validation du processus et de la raison d'être par consentement
-Comment donner de la légitimité à l'instance
-- élections sans candidat avec tous les adhérents présents
-- lien vers l'election sans candidat
-combien de personnes composent l'instance
-- 3 (impair, disponibilité)
-est ce qu'elle doit représenter les trois groupes?
-- pas obligatoire, mais si possible oui
-Est ce qu'il faut de la mixité?
-- pas obligatoire, mais si possible oui
-combien de fois cette instance se rencontre
-- trimestriellement en physique, au besoin physiquement ou à distance
-comment quand on la met en place?
-- prochain interpôle, mises en place
-quel critère de sélection de la liste de membres?
-- les valeurs + mixité + représentation des groupes + la complémentarité des membres
-Quel est le processus de prise de décisions
-- consensus
-quel processus pour remplacer un membre en cas de départ anticipé?
-- refait le process d'élection d'une liste complète
-comment l'instance rend t-elle compte de ses activités
-- note pour garder l'historique
-- un canal dédié d'annonce des décisions
-quelle est la durée de mandat
+'''Inter-communication :'''
-- mandat d'un an renouvelable
+* prépare les rapports d'activité à présenter au conseil d'administration et à l'assemblée générale.
-comment on sollicite cette instance
+===== Déroulé pour le premier lancement : =====
+er phase : validation du cadre du Bureau Collégial par un processus de validation par consentement
-* via interpole
+* Présentation collective de la nouvelle instance, de sa raison d'être et de son fonctionnement.
-* les réunions opérationnelles peuvent posé leur tension sur le canal de l'instance
+* tour de table sur la question "est ce que vous avez une objection ou de clarification de certains points"
-* en direct à l'un des membres
+* modification / amélioration éventuelle du cadre général
-* s'auto solliciter
+* si pas d'objections / clarification supplémentaire on passe à l'élection sans candidat
-Comment sont rémunérer ?
+ème phase
-* définir un budget
+* explication du principe de l'élection sans candidat
-* sous forme de co-rémunération
+* élection sans candidat de 3 membres pour l'instance
+* célébration!
+ensuite la liste est proposé au vote de l'assemblée générale
-instance
+Si le bureau est démissionnaire, une nouvelle liste est validé suivant ce principe et formaliser lors de la prochaine assemblée générale

« Bureau Collégial » : différence entre les versions