Inter-location

Raison d'être / pouvoirs / responsabilités Inter-location

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Raison d'être			pouvoirs	responsabilités
vision (ce qu'on veut atteindre)	mission (en suivant quel chemin)	valeur (avec quels sécurités)
Optimiser /mutualiser l'utilisation des ressources Participer à répondre à nos valeurs rendre service	Encadrer les activités de la location (le cadre) Conseil et valide les propositions de matériel à louer fait par les groupes en fonction du cadre (caution, prix, état, contre-partie)	responsabilité transparence un cadre clair

Le cadre de location de matériels à La Raffinerie

Pas de location si pas de gestion effective du matos (rôle Matériel) alloué au sein du groupe/pôle/action

LES DIFFERENTS TYPES DE LOCATION

1. Adhérent usage perso

• Pas besoin de caution
• Assurance associative sur l’adhésion
• Grille tarif en Oceco (+ option en euro pour les couts fixe entretien, matières premières etc … en espèce ou t-billet)
• Payer en validant une action en Oceco créée par le rôle location

2. Extérieur (type location mobilier)

• On choisit ce qu'on loue ou pas (matériel sensible, matériel très utile à l'activité de la Raffinerie, matériel nécessitant un réel savoir-faire dans l'utilisation et/ou un technicien associé qui peut aussi être proposé en prestation (cinéma+mobilier+technicien son/image)
• Prestation de location classique avec caution
• Selon grille tarifaire créée en accord entre le rôle location et Inter-location (voir ci-dessous)
• Tarif défini à X € si matériel seul
• Tarif défini à X + B €, B étant le coût de la bienveillance, de la prestation et des références, si on faisait la prestation globale.

3. Adhérent usage pro

• Quasiment comme location à l’extérieur mais avec une réduction importante en échange d'un forfait monnaie-temps
• Ouverture à du matos différent qu’on ne louerait pas sans adhésion et sans formation à l’utilisation (exemple : zoom, matériel de cuisine spécifique, tireuse à bière...etc)
• Accès au tarif préférentiel pour 12 Oceco (quelque soit la location et la durée)
• Calcul du tarif préférentiel = 20% de X + B €
• Caution identique à location extérieure

Exemple pour la location du plateau radio :

Prérequis : avoir un rôle Matériel au sein de l'action qui gère ce matériel = Medialab = Oui , cette personne endossant également le rôle location dans ce cas.

Cas : location d'un matériel technique par un adhérent dans le cadre de son activité professionnelle Adhérent usage pro

Tarif de location à l'extérieur : on ne loue pas le matériel seul car besoin d'être formé mais on loue associé à une prestation. Pour l'extérieur ce prix serait pour une journée de : X (location matériel) + B (bienveillance, prestation interne, référence) = 150€ + 240 € = 390€ / jour

Tarif de location à l'adhérent usage pro / jour = 390 € x 20% = 78€ pour un accès contre 12 oceco

Admin : C'est l'adhérent à qui ont fait le devis, et qui paye La Raffinerie.

Caution : La caution est définie en amont par le rôle location, dans ce cas 1250€ (1/2 du prix d'achat)

Pour répondre à sa raison d'être, tout le matériel de La Raffinerie est louable sauf exceptions (à enrichir au fil des demandes).

Exceptions de locations
Les deux camions
A mettre à jour au fur et à mesure

Les rôles

• Dans chaque groupe/pôle/action un rôle Matériel est mis en place afin de gérer l'utilisation, l'inventaire, l'entretien des outils nécessaires à son activité. Rôle Matos/Espace est compris dans le rôle coordinateur si matos/espace existe et qu’il n’est pas attribué
• Dans chaque groupe/pôle/action un rôle location est mis en place afin de gérer tous les aspects de la location des matériels en lien avec le rôle Matériel et l'admin

• L'instance INTER-LOCATION a le rôle de définir le cadre de location est d'être l'interlocuteur, le support en cas de besoin sur toute nouvelle demande (Cf.ci-après) quelle que soit sa nature (admin, prix, choix de location, timing...etc) . Elle gère les grilles tarifaires globales et la mise en avant/communication en liens avec inter-com
• Gros projet, location croisée, remonté en inter-loc et ouverture de mission cooridnation du projet

Pour info la Location Bois/metal c’est le brico-truck

Le process et outils de location

La diversité de ce que nous pouvons louer (matériel seul, matériel avec prestation humaine, livraison....etc) fait que chaque cas peut être unique. Néanmoins chaque location doit rentrer dans un formalisme comprenant à minima :

	Contenu	Exemple	Rôle Location	Rôle Admin
Un devis	Les coordonnées du client, le contact de la personne en charge à la Raffinerie, le détail des biens loués, une date de début et fin de location, un prix de location, un prix des services annexes (livraison, prestations...), le montant de la caution et le montant de l'acompte, les conditions générales de location	https://nuage.tierslieux.re/s/3KJcZMc5bHpg3E2	Edite le devis, le fait signer par le client et le transmet à l'admin, rentre une ligne dans le tableau budgétaire recette et rentre le montant dans la colonne confirmée à la signature du devis, demande au rôle postulation de créer une mission si besoin
Une caution	Chèque non encaissé à récupérer à livraison et garder jusqu'à la fin de location. Restitution au locataire si pas de dégât.	Chèque à l'ordre de La Raffinerie	Fait en sorte qu'elle soit récupérée à la livraison, puis déchirer et informer le client si RAS	Pas d'action si tout va bien, sinon voir le montant prélevé sur la caution par rapport aux dommages et l'intégrer dans la facture finale...ou encaisser le chèque si pas de règlement client
Un bon de livraison/inventaire	Il intègre les mêmes éléments que le devis sans la partie prix et détaille l'ensemble des biens loués et leur état au départ et à la fin de la location. Il est a signer au départ puis au retour par la personne référente de la Raffinerie et le client. Ce document a valeur de preuve en cas de litige.	https://nuage.tierslieux.re/s/naZxq3kTiTFTnGy	Edite et transmet au livreur et récupère en fin de loctaion	RAS
Une facture	A l'issue de la location une facture du montant totale doit être éditée et envoyée au client, qu'il y ai un reliquat de paiement à avoir ou non (Cf ci dessous)	à documenter (format à faire sous qonto)	Transmet le devis signé et les infos nécessaires à l'admin pour facturation	Facture dans qonto, l’envoie au client avec information de paiement (référence complémentaire à mettre, lien paiement CB etc …) et fait les relances de paiement
Un/des réglement(s)	Si prix total de location inférieur à 300€, un seul règlement à la signature du devis (virement en priorité) Si prix total supérieur, acompte de 300€ et solde sur facture post location (virement en priorité)	Acompte ET reglement sur le compte Qonto (RIB à fournir au client)		rentre le montant facturé et paiement reçu dans le tableau budgétaire

Définir le prix de location et le montant de la caution

• Pour les matériels que l'on souhaite louer le rôle Location doit choisir en accord avec le rôle Matériel du groupe/pôle/action. Pour chaque cas 1, 2 ou 3 il doit proposer une grille de tarif en oceco et/ou argent à Inter-location pour échange et validation collective (assure la cohérence de l'ensemble de ce service) ainsi que pour le montant de la caution.
• Il n'y a pas de règle absolue suivant la nature du bien loué. Il convient à chaque fois de faire le rapport valeur d'achat/valeur d'usage quotidien pour la raff/ valeur ajoutée-service pour le locataire/prix de location sur le marché.
• Pour la caution, pour les matériels techniques nous avons envisagé 1/2 du prix d'achat. Pour le mobilier nous avons défini 2.5 fois le coût de location.
• Exemple de grille tarifaire pour la location de mobilier : https://nuage.tierslieux.re/s/itNQnWTyoy2XJ76

Conditions générales de location - Convention/contrat

Le devis signé du client vaut contrat de location et acceptation des CGL https://nuage.tierslieux.re/s/A9wASG7bCgJTAyo (juillet 2024)