Enregistrer une facture avec odoo

• L'enregistrement des factures sur odoo doit faire suite à validation par le groupe / pôle concerné : cf process de dépenses / achat
• Pour chaque facture, il faut la notifier dans les tableaux de bord de suivi en remplissant la case "enregistré" et "payé" si payé
• Si la facture est au format papier noter dessus :
  • le numéro de chèque si paiement par chèque
  • le code analytique / pôle concerné suivant la numérotation que nous avons établi : lien vers la numérotation
  • la personne à rembourser si c'est une avance de frais

• aller sur l'adresse https://compta.laraffinerie.re/
• aller sur la partie facturation
• cliquer sur nouvelle facture sur la partie fournisseur ou client
• enregistrer les données de votre facture, les données minimum à noter sont :
  • le fournisseurs / le client (si vous voulez rentrer + d'infos siret, adresse, rib... aller sur la fiche fournisseur/client)
  • la date de la facture (inscrite sur la facture)
  • le numéro de facture fournisseur (référence fournisseur) précédé de la mention "FACT-" afin de faciliter la lecture dans le grand livre
  • si le paiement a déjà été fait dans "référence de paiement" mettre le compte analytique + le mode de paiement (VIRT - ESP - CHEQ - CB) + la référence du virement ou du chèque + le nom du destinataire ex : "VIRT-1030-n°34657- Entreprise dupont" ajouter le numéro de chèque si paiement par chèque
  • cliquer sur "ajouter une ligne" de facture puis noter au minimum
    • L'article : qui correspond à une catégorie générale d'achat ou de vente, il ne faut pas en recréer mais utiliser celles qui existent. Les principaux articles sont les suivants :
      • Fournisseur
        • [Courses-Alim] Achats Alimentaires | 607000 Achats marchandises
        • [Div-Papeterie] Articles de bureau | 606400 Fournitures administratives
        • [Essence] Carburant | 606600 Carburants
        • [Pt-Mat] Petit matériel - outillages < 500€ | 606300 Fournitures d'entretien et de petit équipement
        • [Gros-Mat] Matériel & Outillage >500HT | ex : un four, une machine à bois | 215400 Immobilisations corporelles - Matériels industriels
        • [Co-Rem] Mission bienveillance - Tableau Co rémunération | ex : mission de référents de PÔLE ou d'INTER | 604001 Action Projet -Mission Bienveillant Co-Rém
        • [Presta-Int] Contribution - Prestation interne | ex : mission à prix fixe : tenu du bar, animer un atelier | 604014 Mission de bienveillant à prix fixe
        • [Presta-Ext] Prestation extérieure | ex : une prestation faite par un prestataire non raffineur | 604027 Achats d'études et de prestations de services - PRESTATION EXT
        • [Amapéï Panier] Amapéï Panier | 607100 Achats de marchandises -AMAP Panier
        • [Droit/Licen] Droit de diffusion | ex : Sacem | 651600 Droit d'Auteur et de Reproduction
      • Client
        • [Presta-Ext] Prestation extérieure | ex : animation d'un atelier, d'une formation| 706000 Ventes de prestations de services
        • [Vente] Vente de produits | 707000 Ventes de produits
        • [LOC-ESP/MOB/MAT] Location de La Raffinerie | 706000 Location de La Raffinerie
        • [Contrat-AMAP] Amapéï Panier | 707100 Ventes de marchandises - AMAP Panier
    • la description (pas tous les articles de la facture, mais de façon générale à quoi correspond la facture)
    • le compte comptable est proposé automatiquement lorsque que vous rentrez l'article
    • le compte analytique qui correspond à votre pôle
    • la quantité
    • le prix unitaire (pour des factures avec pleins d'articles vous pouvez mettre 1 en quantité et en prix unitaire le total
• cliquer sur "sauvegarder" pour enregistrer la facture, puis sur valider pour générer le num de facture interne
• cliquer sur le petit "trombone" en dessous des lignes de facture et charger la facture scannée ou en numérique

• Notez le numéro de la facture odoo sur la facture si c'est une facture papier avec le code analytique correspondant
• marquez sur la facture papier (si facture papier) "payé par virement le " ou "payé par chèque n° le + date) + "odoo + numéro de facture odoo"

Payer une facture

Cette action doit être faite par un.e admin qui doit être différent de celui.celle qui valide la rémunération cf le process de facturation

Si c'est un virement il faut bien mettre dans la référence de paiement ou note : le compte analytique - "nom du destinataire" ex : "2050-AssocationXXX" pour qu'il apparaisse sur le relevé bancaire afin de faciliter le rapprochement bancaire

• Si c'est une facture à payer vous pouvez le faire par chèque ou en payant à partir du terminal de banque ou du site de la banque
• cliquer sur "enregistrer un paiement" sur la facture odoo, dans "mémo" il faut préciser : le compte analytique + le mode de paiement (VIRT - ESP - CHEQ) + la référence du virement ou du chèque + le nom du destinataire ex : "VIRT-1030-n°34657- Entreprise dupont" ajouter le numéro de chèque si paiement par chèque

• notez dans les tableau de bord co-rémunération payé + date de paiement (en commentaire) sur la ligne de la facture

Ensuite mettre la facture papier dans la pochette à facture pour classement si c'est une facture papier

Enregistrer / Payer une avance de frais

• Enregistrer la facture au nom du fournisseur (ex : achat weldom avancé par Céline, le fournisseur c'est Weldom)
• Lors de l'enregistrement préciser dans "autres informations" + "référence / description" avance de frais faite par + le nom de la personne
• lors du paiement par le référent admin, rembourser l'avance de frais à la personne et marquer comme payé dans odoo + tableau de bord