Les conditions d'entrée/de sortie volontaire/d'exclusion
De La documentation de La Raffinerie
mise à jour le 2 nov 2023
Les Raffineur.euses sont les personnes qui participent activement au projets, ils occupent des poste de bienveillance ou répondent à des missions en prestation interne.
Conditions d'entrée
voici le cheminement pour être Raffineur.euse
- 1) être volontaire / impliquer dans au moins 1 projet
- 2) maitriser le projet de La Raff (cf condition) : outils, faire des visites, formation à la gestion de projet / bienveillance, …
- 3) Le collectif du pôle + groupe coopte une 1er fois puis interpole valide
pour être Raffineurs.euses prestation interne
| conditions | valeurs | comment on mesure ? | pourquoi? | quels risques si pas appliqué | actif |
|---|---|---|---|---|---|
| Conditions d'engagement | |||||
| faire du volontariat | min 12h ts les trois mois (chantier, soirée, réunion stratégique) | via Oceco | avoir des moments de cohésion et de connexion avec l'éco-système, afin de limiter les "tensions", avoir plus d'échange physique collectif | être déconnecté du collectif | oui |
| Participer aux réunions stratégiques | au moins 1 fois par mois (interpôles / atelier travailler autrement / réunion de lancement d'objectif prioritaire | via Oceco | Afin que chacun participe à la construction du cadre commun de La Raffinerie, être à jour des évolutions | être déconnecté de la gestion cadre = tensions | oui |
| s'occuper du cadre de vie | participer à l'atelier cadre de vie min une fois ts les 6 mois | via Oceco | Pour que chacun fasse sa part dans la gestion du commun | que ça soit les mêmes qui s'occupe du cadre de vie | oui |
| Savoir être / posture | Avoir fait la formation "quelle posture pour être Raffineur.euse" + répondre ts les 6 mois au questionnaire (le tout à formaliser) | formation + questionnaire | Pour éviter les tensions interpersonnel, afin d'être un collectif soucieux de l'application de notre charte | source de tensions interspersonnelles | non |
| Conditions techniques | |||||
| maitriser du projet | avoir fait au moins une visite de La Raffinerie | via Oceco | pour que chaque Raffineur.euse soit un ambassadeur.drice de La Raffinerie | d'être déconnecté des autres projets | oui |
| maitrise des outils numériques | niveau 1 : sait utiliser | questionnaire | afin de pouvoir communiquer, se former, facturé, ... | source de tension, ne pas pouvoir suivre le cadre, être déconnecté | oui |
| être coopté par un projet et validé à I'interpôle | 1 fois à l'entrée ou suite à une exclusion en tant que Raffinereur.euse | sur interpôle | Afin de pouvoir identifier et célébrer tous les nouveaux Raffineur.euses | d'avoir des personnes pas adaptées au cadre de La Raff = tensions | oui, pour les nveaux |
| Conditions administratives | |||||
| être à jour de sa cotisation | question est ce qu'il faut prendre une cotisation "structure" à 30€? | via odoo | Car avant d'être Raffineur.euse il faut être adhérent pour faire ses heures de volontariat | ne pas être assuré en cas d'accident lors de volontariat | oui |
| avoir donné ses papiers minimums | RIB, attestation de vigilance (tous les trimestres), extrait Siret, (assurance pro?) | via odoo | Une obligation légale, pour pouvoir facturer | mettre la structure en danger de l'ordre du pénal | oui |
| Avoir signé sa lettre de mission chargé de mission | au moins une fois par année civile | via odoo | Une obligation légale pour pouvoir prendre des missions, c'est l'équivalent d'un devis signé | si pas de lettre de missions, pas de preuve qu'on est missionné.e par La Raff | non |
Conditions complémentaires pour être bienveillant.te
| condition | valeur | comment on mesure | Pourquoi? | quels risques si pas appliqué | actif |
|---|---|---|---|---|---|
| Conditions d'engagement | |||||
| Avoir une bonne connaissance de l'organisation de projet à La Raffinerie | Suivre 1 formation + questionnaire tous les 6 mois mini (si trop de mauvaise réponse, refaire la formation) | Oceco + questionnaire | pour être à l'aise dans notre organisation de projet. | être perdu dans l'organisation et les process = tensions | oui |
| Participer aux réunions stratégiques | au moins 1 fois par mois (interpôles / atelier travailler autrement / réunion de lancement d'objectif prioritaire / ...) + 1 interpôle sur 2 (ou 2/4) | via Oceco | Afin de pouvoir retransmettre les évolutions de cadre au collectif | ne pas être à jours et ne pas participer à la construction sur le cadre = tensions | oui |
| être coopté par ses pairs bienveillants | au moins 3 bienveillants coopte et seront les accompagnantes.s vers l'autonomie de la personne | sur RC ou réunion | avoir une reconnaissance de sa capacité à être bienveillant - prévenir ceux qui voudrait faire trop de bienveillance | d'avoir des personnes pas "prête" pour assumer les rôles = tensions | oui, pour les nveaux |
| Avoir une posture ++ lié à la gestion des tensions interpersonnel | faire 1 formation dédiée (Ecoute active, CNV, ...) | via Oceco | Pouvoir gérer une équipe, ou des tensions interpersonnel | ne pas arriver à gérer les tensions du collectif | non |
| Conditions techniques | |||||
| maitrise des outils numériques | niveau 2 : sait former / accompagner | questionnaire | maitriser les outils nécessaire dans le cadre de la bienveillance | ne pas pour voir accompagner les membres du collectif | oui |
| être conscient du rôle (pouvoir et responsabilité) du ou des rôles pris par la personne | bien lire la documentation liée à ce rôle, faire une formation ou un accompagnement spécifique | Oceco | Vérifier que les personnes qui prennent un rôle ont conscience de ce que ça représente | avoir des personnes dépassées par leur rôles = tensions car ça sera compensé par d'autres personnes | oui |
| Avoir une quantité maximum de bienveillance | faire 3 bienveillances max opérationnelle + 3 bienveillances max d'instance transversale | via l'organigramme | permettre de ne pas surcharger le collectif | avoir des personnes en surcharges mentales | oui |
Conditions de sanctions / exclusion
proposition avoir des "cartons" vert, jaune, rouge
| type de manquement | type de sanctions | qui averti et fait appliqué | |
|---|---|---|---|
| Vert | peu conséquences humaine ou financière | avertissement, rappel du cadre | le.la garant.e du cadre du pôle/projet concerné |
| jaune | plus de conséquence ou rappel trop régulier | obligation de suivre la prochaine formation sur le sujet | le.la garant.e du cadre du groupe concerné |
| rouge | accident / incidence légale / incidence éthique | perte du statut de raffineur.euse light (retour automatique jusqu'à rectification ou mise à jour) ou dure (repasser par une cooptation) | conseil d'administration |
| conditions | Comment | mesure | sanctions | comment on averti |
|---|---|---|---|---|
| Chacal / humain / agression verbale, façon d’être négatif envers les autres | réunion "type caillou" | légère | vert | |
| lourde | jaune et rouge | |||
| Agression physique | jaune et rouge | |||
| ne pas contribuer aux communs / cadre de vie minimum | RC | vert | ||
| en vis à vis | si répété | jaune puis rouge | ||
| ne pas participer aux réunions stratégiques minimum | RC | vert | ||
| en vis à vis | si répété | jaune puis rouge | ||
| ne répond aux "sollicitations" par aux RC | RC | au bout d'une semaine | vert | |
| en vis à vis | si répété | jaune et rouge | ||
| sortie du cadre (organisationnel ) | RC | par mégarde / méconnaissance | vert | |
| en vis à vis | répété | jaune | ||
| en vis à vis | en plein conscience | rouge | ||
| Conduites à risques : sécurité travaux / hygiène / abus de substances / altération / vigilanté / tromperie / malveillances | RC | mineur | vert | |
| en vis à vis | répété | jaune | ||
| en vis à vis | majeur | rouge | ||
| ne pas être à jours sur ses papiers / cotisation | automatique | ne pas pas postuler | ||
| si ne suit pas les formations obligatoires suite à une sanction jaune | automatique + RC | si ne fait le nécessaire dans la démarche au bout d'un mois | rouge | |
| ne plus être Raffineurs depuis + 6 mois? | doit repasser en cooptation |
pour toutes les sanctions il y a possibilité d'avoir un droit de contestation : mise en place d'une médiation, d'un caillou dans la chaussure ou d'une réunion d'urgence
Conditions de sorties volontaires
Quelles étapes spécifiques un Raffineur.euse devrait-il suivre pour quitter volontairement le collectif ?
- 1) poser la tension, dans une réunion opérationnel concerné par le départ.
- 2) organiser une discussion confidentialité si besoin
- 3) Documenter son activité avant de partir = documentation / nuages / rocket chat
- 4) s’inquiéter de son remplacement - éviter l’urgence, l’anticiper, si transition lourde (ex perte d'un bienveillant garant du cadre d'un projet) : faire réunion de lancement, communiquer dans le pôle concerné et à l'ext (réseaux sociaux
- 5) accompagner / former son remplaçant dans la mesure du possible, transmettre les différents accés (numériques, clés, …)
- 6) Garder un suivi régulier pendant la phase de passation
Comment bien anticiper une transition transition
- documenter de façon régulière les rôles, missions et process lié au rôle
- en réunion opérationnelle
- atelier en commun sur la documentation
- nuage
- CR
- avoir un binome / formation
Comment pouvons-nous favoriser un départ respectueux et bénéfique pour les deux parties, en particulier pour les Raffineurs.euses en rôle de bienveillance ?
- avoir une posture bienveillante
- rôle de suivi et d'aide à la transition, pas tjs les même
- identifier son rôle quand on communique sur le cadre
- ne pas fermer la porte, (ça peut être temporaire), quitter un rôle ce n’est pas quitter le projet
- engagement de la passation, tu ne quittes pas le rôle sans faire partie 1 & 2
- acter une transition ça clarifie la situation et permet de faciliter les prises de postures
- célébrer le travail effectué
- faire un point de clarification d’engagement (présence / absence sur les réunions opérationnelles)
