Organisation de plusieurs ateliers

Organiser une session avec plusieurs ateliers demande un peu d'organisation, les différentes tâches sont partagées entre le bienveillant orga (qui s'occupe de la préparation en amont) et le référent orga (qui est sur place le jour J pour coordonner), ces deux postes peuvent être faits par la même personne :

En amont (bienveillance orga)

solliciter les groupes concernés par les ateliers pour qu'ils selectionnent et/ou lancent des candidatures pour l'animation d'atelier, voir avec eux si ils ont des moyens de rémunérer les ateliers dans leur groupe, voir quand quel cadre ils pourraient être financés ou voir si ça peut-être des ateliers payant pour les participants
si besoin lancer une réunion de lancement, dans le cadre de la gestion de projet
coordonner la date des ateliers avec le groupe interprog, puis l'inscrire sur le programme : https://programme.laraffinerie.re/
proposer et faire valider des horaires aux participants
inscrire les horaires sur le tableau des affichettes : https://docs.google.com/spreadsheets/d/13nd74jGlZqzmaVgOvF7aRRoNfVfPlQdkEHBm9XdUAXY afin qu'ils soient inscrits sur les affichettes qui seront créées par le référent orga de la journée / soirée
lancer les inscriptions au moins 15j avant avec Oceco
1 semaine avant les ateliers, contacter les animateurs et leur rappeler le cadre de l'animation d'atelier, les espaces qui seront utilisés, un petit brief juste avant les ateliers
faire un événement FB (tant qu'on n'a pas mieux !) invitant les participant à s'inscrire
faire une petite affiche (simple) qui rappelle le programme des ateliers, avec leur emplacement à imprimer et à afficher sur place, afin que le public ait l'information
préparer la fiche d'inscription à remettre à chaque animateur, comportant les indicateurs que l'on souhaite récolter : exemple si besoin faire une fiche questionnaire public
bien vérifier la disponibilité des espaces qui vont accueillir les ateliers le jour J

Sur place (référent orga)

faire un briefing 30min avant le début des ateliers avec les animateurs, leur remettre les fiches d'inscriptions avec les indicateurs
diriger les participants vers les différents ateliers au fur et à mesure qu'il arrivent, pour qu'il s'inscrivent aux ateliers
tourner sur les différents ateliers pour être sûr que tout va bien, vérifier qu'il n'y ait pas de situation qui serait dangereuse (comme un enfant de 3 ans avec un fer à repasser ou une cloueuse)
15 min avant la fin des ateliers faire le tour des ateliers pour être sûr que les indicateurs soit remplis et questionnaire public rempli (si questionnaire)
essayer de faire un petit moment de cohésion / célébration entre animateurs une fois que les ateliers sont rangés

Après (bienveillance / référent)

formaliser les données récoltées (indicateurs, contacts...) sur les tableaux, outils dédiés
partager des photos sur les réseaux en n'oubliant pas de communiquer sur les sessions suivantes si il y en a (date / heure / lien d'inscription)