Tableaux de bord budgétaire

lien vers tableau budgétaire 2024 : https://nuage.tierslieux.re/s/ik3Qkmb9e5p56SW

lien vers tableau budgétaire 2025 : https://nuage.tierslieux.re/s/dDZnED4W6dgxCDn

A quoi sert les tableaux budgétaires

mise en place des budgets prévisionnels de dépenses / recettes
suivi des dépenses / recettes réelles
en tant que Raffineureuse, poser ses co-rémunérations, suivre l'état financier me concernant
en tant qu'admin, enregistrer les paiements
en tant que référent.e de subvention, de suivre les subventions
en tant que référent.e budget, de suivre et mettre à jour les budgets
se base sur l'organigramme général de La Raffinerie

Différents principes de base :

Les cases claires sont modifiables,
Les cases foncées ne sont pas modifiables, soit parce qu'il ne faut rien y mettre, soit parce qu'elles ont des formules de calculs à ne pas modifier

les colonnes de gauches sont pour les budgets prévisionnels et les case de droites pour les budgets réels

L'avancement correspond au dépensé / budget de dépense prév, ça donne un % qu'il faut comparer à l'avancement du projet dans l'année (ex en mars on est à 25% d'avancement dans l'année)

les budgets prévisionnels doivent être noté mois / mois, et la somme doit être reporté dans la case qui suit l'intitulé, afin d'avoir une vision plus précise de notre prévisionnel de trésorerie via l'onglet plan de trésorerie

les dépenses et recettes réels doivent être comptabilisé au fur et à mesure dans les tableaux budgétaires à la date de paiement de la facture, afin d'avoir une vision la plus juste de l'avancé des projet/action et de notre situation de trésorerie

un équilibrage budgétaire doit être fait avant chaque réunions opérationnelles (actions/ projets/ pôles ou groupes), qui consistent à mettre à jour les budgets prévisionnel en fonction des budgets réel (on décrit plus bas comment se fait l'équilibrage budgétaire)
les bienveillances des groupes sont prises en charges par les communs, les bienveillances de pôles sont prises en charge par les projets du pôles. En règle général, les bénéfices ou déficits des comptes enfants sont reportés vers les comptes parents, soit des actions vers les projets, des projets vers les pôles et des pôles vers 1000-communs (voir règles spécifiques en dessous)
Le solde cumulé de trésorerie ne doit pas être en dessous de 5000€
chaque pôle doit avoir un référent.e de budget, qui est garant du cadre budgétaire du pôle
chaque subvention doit avoir un référent de subvention (cf l'onglet subvention du tableau de bord)

Cas particuliers des bienveillances et prestations internes :

Bienveillance

les bienveillants note leur propositions de rémunération au fur et à mesure du déroulement de leur mission suivant les règle de la co-rémunération
à chaque réunions opérationnelles, il y a une régulation des propositions, le référents de budget concerné note les montants validé (par une case de couleur et en rajoutant à la case validée correspondante, un barre de couleur vertical est mise pour signifié la date de la régulation / validation
lorsque que le bienveillant.e facture il note le montant dans la case facturé en ajoutant en commentaire la date de facturation et le numéro de facture (Numéro compte analytique-FACTnuméro de facture-NOM) et envoi sa facture à l'admin concerné
l'admin note dans les cases validé, le jour du paiement (payé le : ...) et le montant total dans la case payée

Prestation interne

une fois la postulation confirmée, le référent.e de postulation note les montants aux dates corespondante à la date de réalisation futur, pour chaque prestataire confirmé
une fois la missions terminée, le.la chargé.e de mission, confirme le montant en colorant la case corespondant et en ajoutant dans la case validée les montants corespondants
le.la chargé.e de mission il note le montant dans la case facturé en ajoutant en commentaire la date de facturation et le numéro de facture (Numéro compte analytique-FACTnuméro de facture-NOM) et envoi sa facture à l'admin concerné
l'admin note dans les cases validé, le jour du paiement (payé le : ...) et le montant total dans la case payée

Principes de gestion interne :

>> La ventilation bancaire

dans notre cas consiste à vérifier / actualisé la saisi de nos dépenses / recettes bancaires sur nos tableaux budgétaires, afin d’avoir nos tableaux de bords en cohérence avec nos comptes bancaires. C’est les admins de groupe qui font cette ventilation au fur et à mesure qu’ils payent les factures + une vérification en fin de mois
la ventilation bancaire doit être faite par les admins le 5 de chaque mois ; quand c’est fait, il laisse un petit message sur le rocket chat du groupe et passe en “vert” le mois concerné dans les onglets concernés
lorsque les dépenses / recettes sur qonto sont bien mises sur les tableaux de bords et que les codes analytiques et que les justificatifs sont en pièce jointe, il faut les noter "vérifié", afin de pouvoir filtré en fin de mois les dépenses/recettes non ventilé

>> l’ajustement mensuel budgétaire prévisionnel

sert à aligner les prévisions financières sur la réalité des flux, fin de mois afin d'améliorer la précision du budget et d’optimiser la gestion des ressources. Le budget prévisionnel cumulé à la fin du mois doit être égal aux dépenses / recettes cumulées réels en fin de mois. Ce réajustement permet d’aligner le prévisionnel et le réel, théoriquement la trésorerie prévisionnelle et réelle devrait être identique en fin de mois

dans nos tableaux de bord, nous avons un réel théorique, tant que les co-rem ne sont pas validées et payées

Le process de l'ajustement :

constater les écarts entre le prévisionnel cumulé et le réel cumulé
ajuster le prévisionnel, en modifiant les prévisionnels des mois suivant
cette ajustement doit être fait entre le 5 et le 15 de chaque mois par les référent.e budget

>> l’équilibrage du budget

un des principes de base est que les budgets prévisionnels doivent être au maximum équilibrés, c’est à dire que les recettes sont égales aux dépenses.
les budgets prévisionnels de recettes et de dépenses doivent être actualisé mois / mois par les référent.e budget

>> le plan de trésorerie

Le plan de trésorerie sert à anticiper et gérer les entrées et sorties de liquidités afin d’assurer la solvabilité de l’association et d’éviter les tensions de trésorerie.
une règle de base qu’on s’est fixé est que le solde cumulé prévisionnel (ou l’état du compte bancaire prévisionnel) ne soit jamais en dessous de 5000€

>> Transferts / recettes internes

Les transferts internes se font quand il y a des transferts de budget entre tableaux,

Process :

les transfert se font des dépenses internes aux recettes internes, on inscrit le montant à transférer sur en dépense interne et on fait un report de valeur de case sur la recette interne
pour les dépense ou recette interne, on inscrit toujours le numéro du compte analytique + l'intitulé du compte ex : dépense interne de 2130-Bois/métal à recette interne 2100-Bricolage

différents principes de transferts :

pour tout les revenus d'activités et les subvention de fonctionnement (hors subventions d'investissement qui ne sont pas concerné), il faut faire un transfert inter de 20% entre le projet / action et le compte 1000 - Communs, ceci afin de participer aux frais des communs (loyers, coordination des inter, assurance, expert comptable, CAC, ...)
pour les déficits ou bénéfices, ils sont à reporter entre les comptes enfants vers les comptes parents

Suivi des indicateurs financiers

les indicateurs de suivi financiers à suivre sont :

>> Le résultat prévisionnel annuel, doit être égal à zéro. C’est à dire que les recettes cumulées sur l’année sont égales aux dépenses cumulées sur l’année

>> Les écarts de soldes entre prév et réel doivent être égal à zéro en fin de chaque mois

C'est l'ajustement budgétaire, vu précédemment.

>> le solde cumulé de trésorerie, qui ne doit jamais être en dessous de 5000€ (solde critique). Ce solde cumulé est vérifié régulièrement et observé plus précisément lors des inter-admin

>> le pourcentage d'avancement

est un indicateur présent dans le tableau recap de chaque onglets du tableau budgétaire. Cet indicateur doit être comparé avec l'avancé réel du projet (soit sur l'année si projet récurrent ou pluri-annuel), soit sur la durée effective du projet. En fonction de cette comparaison on peut voir si le projet est en avance ou en retard sur ses dépenses prévisionnelles, ce qui permet d'ajuster le rythme des dépenses.

>> Suivi des subventions, il faut avoir une gestion fine de quand vont tomber les subventions (avances et reliquat), les référent.es de subvention doivent être en contact avec les partenaires pour être à jour sur le prév et relancer si jamais le réel est en retard

Les budgets des bienveillances de groupes sont pris en charges par le compte 1000-commun via des transfert interne
les budgets des bienveillance de pôles sont pris en charges par les projets,
les budgets des bienveillances de projets sont pris en charges par ses activités ou par ses actions
pour les transfert des pôles vers 1000-communs, les bénéfices sont automatiques, par contre les déficits doivent être discuté en inter-admin ou interpôle (si déficit de + de 500€)

Transferts / recettes internes

Les transferts internes se font quand il y a des transferts de budget entre tableaux,

Process :

les transfert se font des dépenses internes aux recettes internes, on inscrit le montant à transférer sur en dépense interne et on fait un report de valeur de case sur la recette interne
pour les dépense ou recette interne, on inscrit toujours le numéro du compte analytique + l'intitulé du compte ex : dépense interne de 2130-Bois/métal à recette interne 2100-Bricolage

différents principes de transferts :

pour tout les revenus d'activités et les subvention de fonctionnement (hors subventions d'investissement qui ne sont pas concerné), il faut faire un transfert inter de 20% entre le projet / action et le compte 1000 - Communs, ceci afin de participer aux frais des communs (loyers, coordination des inter, assurance, expert comptable, CAC, ...)
pour les déficits ou bénéfices, ils sont à reporter entre les comptes enfants vers les comptes parents