L'admin

responsabilités	pouvoirs	limites	ses savoir être/faire spécifiques	ses tâches	régularité
que les demandes de paiement soient à jour (dans le cadre de notre process de paiement engagement / liquidation / paiement)	faire des paiements via qonto	ne peux pas engager ou faire la liquidation des dépenses	sait utiliser qonto et les tableaux de bord budgétaires	payer les factures et	à chaque facture le concernant
Que toutes les factures soient enregistrées au niveau des tableaux de bords / Qonto	intervenir sur les tableaux de bords / Qonto		sait utiliser les tableaux de bords / Qonto	remplir les tableaux de bords / Qonto	à chaque facture
que la gestion budgétaire des projets opérationnels soit à jour et conforme	rappel aux coordinateurs et référents budget		sait détecter des problèmes de gestion budgétaires	accompagner les coordinateurs et référents budgets	à chaque fois que nécessaire, et avant chaque réunion op admin et groupe pour vérifier si tout est à jour
garant du cadre de subventions dans les projets	rappeler nos obligations en matière de subvention (suivi - bilan - …)		sait utiliser/comprendre le tableau de subvention	suivre régulièrement la mise à jour des tableaux de subvention, accompagne les référent.es subvention. doit mettre à jour les perçus sur le compte	pour chaque subvention
Que les process administratifs Raffineureuses soient suivis (lettre de mission - doc administratif, …)	faire des demandes aux Raffineureuses		connait les différents process administratifs	remplir le tableau opérationnel, collecter les documents	à chaque fois que nécessaire et au moins une fois en début d’année

Le rôle d'admin est important, les différent tâches sont les suivantes :

• Participer au process de facturation dans la phase du paiement
• Enregistrer les factures sur odoo et sur les tableaux de suivi budgétaire, s'assure du bon remplissage des tableaux de bords
• Garant du cadre de la gestion des budgets et des subventions au sein de chaque projet du groupe :
  • s'assure que l'ensemble du suivi d'une subvention/budget est réalisé par les Référent.e budget/subvention des projets et notamment la mise à jour du tableau de bord groupe commun onglet suivi subventions à jour
  • Propose dans le budget du pôle un montant de co rémunération dédié au suivi des subventions
  • Intègre dans Odoo la subvention à sa notification : https://documentation.laraffinerie.re/index.php/Enregistrer_une_subvention
• essayer de participer aux groupes de travail en lien avec le projet

ex de ligne de budget dédié au suivi d'une subvention dans le tableau de bord du groupe/pôle :

Exemple proposition de corem suivi subventions