Bureau Collégial

La raison d'être d'être du bureau collégial

Raison d'être
vision (ce qu'on veut atteindre)	mission (en suivant quel chemin)	valeur (avec quels sécurités)
Amener de l'agilité dans un environnement complexe et changeant de La Raffinerie maintenir et renforcer la cohésion interne Favoriser une prise de décision rapide et éclairée face à des situations d'urgence ou sans solution dans le cadre actuel être garant du cadre général et de la cohérence des actions et projets Optimiser la gestion générale Représenter la Raffinerie en général	En général : traiter les sujets stratégiques/le cap qui concernent tous les groupes de La Raffinerie (humain, technique, financier, sécurité, éthique) rappeler et faire appliquer le cadre général ( y compris d'acter les sanctions / exclusions) prendre des décisions urgentes par rapport à l’activité, la sécurité, le financier aide à débloquer les prises de décision quand elle n'arrive pas se dégager dans les groupes / pôles / projets propose les sujets des objectifs prioritaires trimestriels représenter l'ensemble de La Raffinerie vis à vis des partenaires et médias peut proposer des amendements aux statuts de l'association, qui seront ensuite soumis à l'approbation de l'assemblée générale. dans la Gestion de projet : Valider les achats au dessus de 5000 euros Valider les ventes des immobilisations (généralement le materiel à plus de 500€) Valider les propositions de demandes de subventions Valider la création / clôture de projets- actions, modification d'organigramme Validation des budgets annuels et garant de la gestion courante de l'association	tendre vers un pouvoir de plutôt qu'un pouvoir sur Une intervention ponctuelle et/ou sur demande, dans le sens où les sujets qui le concernent en général sont ceux qui concernent l'ensemble de La Raffinerie et non pas des sujets opérationnels des membres ayant comme posture : engagement transparence neutralité disponibilité intégrité / honnêteté altruisme esprit d'équipe résilient / adaptable être à l'écoute et ouvert bienveillance bonne connaissance du projet et des membres actifs confidentialité sur les sujets personnels et tensions impersonnelles
	ce qui n'est pas dans la mission	ce qui n'est pas dans les valeurs
	s'occuper de coordonner les projets, non, car les groupes, pôles et projets ont leur indépendance stratégique, technique et humaine, ils peuvent prendre les décisions qui concernent leurs sujets! s'occuper de répondre à toutes les tensions, non, car les groupes, pôles et projets, sont les plus compétent pour répondre aux tensions qui les concernent. Le Bureau Collégial peut intervenir seulement en cas de blocage.	l'opacité

Quel est son fonctionnement ?

• Le bureau Collégial est officiellement l'équivalent de notre conseil d'administration / bureau. Nous proposons de le tester pendant un certain temps et si besoin nous modifierons nos statuts pour l'officialiser.
• Le bureau collégial est composé d'un président, un trésorier et un secrétaire (ces rôles seront répartis lors de la première réunion du bureau) qui ont le même pourvoir décisionnel, mais où certaines responsabilités sont propres à chacun (au vu des obligations légale d'une association, ces obligations sont listées en annexe)
• mode de mise en place : la liste des membres du bureau collégial est mise en place en interne par une élection sans candidat puis est proposé au vote lors de l'assemblée générale pour un mandat d'un an renouvelable. il n'y a pas de nombre de mandats consécutif maximum,

L'élection sans candidat permet de donner une plus grande légitimité au membre du bureau collégial, les qualités requises pour les membres du bureau collégial sont ceux énumérer dans les valeurs de la raison d'être

• Le bureau collégial se compose de 3 personnes, en essayant si possible de respecter une mixité des profils (sexe, âge, origine, ...), une bonne représentation des groupes, et une complémentarité de leurs compétences (technique, financière, humaine, ...). Un nombre réduit permet de permettre un renouvellement plus facile des membres à chaque élections et permet de gagner en agilité.
• Les prises de décisions à l'intérieur du bureau collégial se font au consensus (tous les membres sont d'accord)
• Les membres du bureau collégial se rencontre physiquement ou en distanciel au moins une fois par trimestre
• Si un départ anticipé d'un membre arrivait, toute la liste serait démissionnaire et on referait une élection sans candidat
• Le Bureau collégial rend compte de ses activités par des Comptes rendus sur notre outils notes.laraffinerie.re, et sur un canal dédié de rocket chat "bureau collégiale"
• Le bureau collégial peut être sollicité à tout moment :
  • sur les réunions interpole, si la tension concerne bien le bureau collégial
  • suite à des réunions opérationnelles, le facilitateur de la réunion peut poser la/les tensions concernant le bureau collégial sur le canal Rocket chat "bureau collégial", qui dans un premier temps validera si la tension doit bien être traité par le Bureau collégial ou par une autre instance, les membres discutent entre eux, et propose une décision / clarification, vis à vis de la tensions sur le canal
  • en direct avec l'un de ses membres
  • le bureau collégial peut s'auto-solliciter
  • Le bureau collégial dépend du pôle instance où le budget est définit et suivant le principe de la co-rémunération

Annexe : les responsabilités spécifiques des fonctions dans le bureau collégial et de certain "inter"

Président :

• préside l'assemblée générale
• peut convoquer une assemblée générale extraordinaire
• représentant légal de l'association

Trésorier :

• rend compte de la gestion et soumet les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe), préparé par inter-admin à l'approbation de l'assemblée générale.

Secrétaire :

• convoque les membres de l'association à l'AG
• gestion des documents de l'association, y compris les procès-verbaux des assemblées générales.
• s'occupe de la correspondance officielle de l'association, de la réception des courriers et de leur réponse

certains "inters" remplissent des fonctions qui sont classiquement dédiées au bureau :

Inter-admin :

• responsable de la gestion des finances de l'association
• prépare les budgets prévisionnels et les comptes annuels à présenter lors des assemblées générales.
• réaliser les paiements, de collecter les recettes et de tenir à jour la gestion opérationnelle.
• prépare les comptes donné par le comptable à présenter au conseil d'administration et à l'assemblée générale.
• est en relation avec l'expert comptable et le commissaire au compte

Inter-communication :

• prépare les rapports d'activité à présenter au conseil d'administration et à l'assemblée générale.

Déroulé pour le premier lancement :

1er phase : validation du cadre du bureau collégial par un processus de validation par consentement

• Présentation collective de la nouvelle instance, de sa raison d'être et de son fonctionnement.
• tour de table sur la question "est ce que vous avez une objection ou de clarification de certains points"
• modification / amélioration éventuelle du cadre général
• si pas d'objections / clarification supplémentaire on passe à l'élection sans candidat

2ème phase

• explication du principe de l'élection sans candidat
• élection sans candidat de 3 membres pour l'instance
• célébration!

ensuite la liste est proposé au vote de l'assemblée générale

Si le bureau est démissionnaire, une nouvelle liste est validé suivant ce principe et formaliser lors de la prochaine assemblée générale