Différences entre les versions de « Gestion de projets »

De La documentation de La Raffinerie
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* [[Oceco]], qui aujourd'hui est notre outils de gestion des missions volontaires, cette application sera également bientôt utilisé pour gérer les candidatures, les taches et todolist et la co-rémunération
 
* [[Oceco]], qui aujourd'hui est notre outils de gestion des missions volontaires, cette application sera également bientôt utilisé pour gérer les candidatures, les taches et todolist et la co-rémunération
 
* [https://compta.laraffinerie.re/web odoo], est l'outils de gestion de La Raffinerie, il est utilisé principalement par les bienveillants admin  
 
* [https://compta.laraffinerie.re/web odoo], est l'outils de gestion de La Raffinerie, il est utilisé principalement par les bienveillants admin  
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===== Les différents rôle concerné par les projets : =====
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* [[bienveillance de projet]]
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===== Validation du projet =====
 
===== Validation du projet =====

Version du 13 mars 2023 à 16:03

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préambule

A la Raffinerie, nous avons choisi d'avoir une organisation basé sur les projets. Avoir une même méthodologie de gestion de projet est donc importante pour :

  • être sûr de ne pas louper des étapes essentiels et qu'on soit sûr que le collectif est accès aux différentes informations
  • afin que chaque membres de La Raffinerie trouve sa place et se fédére
  • afin de facilité la multi-activité, et ne pas être perdu en passant d'un projet à l'autre
  • gagner en motivation avec un processus claire, juste et partagé
  • avec de la gestion de projet partagé, c'est plus facile de mettre en place des outils afin d'avoir une meilleure vision au niveau des pôles, des groupe ou pour toute La Raffinerie
  • une bonne gestion de projet c'est avoir les clés pour prendre les bonnes décisionse et pour mieux définir les priorités


Les grandes étapes de la gestion de projets sont :

  • Validation du projet
  • le Lancement
  • la Planification
  • la Mise en œuvre
  • la clôture
Les outils dont nous disposons

Afin de bien mener les projets nous disposons de différents outils :

  • Rocket chat, qui est notre principale outils de communication interne, tous les membres du collectifs doivent suivre régulièrement les canaux concerné par les projets dont ils sont membres
  • les tableaux de bords sont des documents hebergé sur notre cloud : https://nuage.tierslieux.re/ il nous servent à mettre en place les budget prévisionnel, gérer tous les suivis de budget réel, les planning, les objectifs et les indicateurs
  • Oceco, qui aujourd'hui est notre outils de gestion des missions volontaires, cette application sera également bientôt utilisé pour gérer les candidatures, les taches et todolist et la co-rémunération
  • odoo, est l'outils de gestion de La Raffinerie, il est utilisé principalement par les bienveillants admin
Les différents rôle concerné par les projets :
Validation du projet

cette étape est le préalable au lancement de projet si le projet n'est pas encore existant à la Raffinerie :

  • Tout commence par une idée, qui est discuté sur les canaux de discutions rocket chat ou lors de réunions de groupe ou pôle
  • cette idée est ensuite validé par le groupe / pôle concerné (via les canaux ou réunions dédiées). Cette étape est importante, car chaque projet doit dépendre d'un pôle et aura donc une incidence sur ce dernier, au niveau de l'admin, de la bienveillance de pôle, du budget global du pôle, de l'implication du collectif du pôle, ...


ps : la proposition d'idée et de la validation peuvent se faire au même moment

Le lancement

Cette étape se caractérise généralement par la mise en place d'une réunion de lancement

lors de cette étape il faut mettre en place :

  • Des objectifs et indicateurs / résultats clés du projet. Cette étape est primordiale car ça va être le cap à suivre durant tout le projet
  • travailler sur les premiers éléments qui constituent le budget prévisionnel dans un premier temps il ne faut pas forcement essayer de mettre des chiffres mais plûtot essayer de lister tous les postes de dépenses et de recette prévisionnel
  • mise en place des grandes étapes du projets et mise en place d'un planning / retroplanning. il faut bien garder à l'esprit que ces étapes constituent les moyens pour parvenir à réalisés les objectifs / indicateurs
  • répartition des premiers rôles importants de la Bienveillance, ... et si besoin définition de premières missions de chargés de missions. listing des principaux rôles dans les groupes / pôle / projet. les tâches principales qui devront être formalisé dans la phase planification sont :
    • formalisation du budget dans le tableaux de bord du groupe concerné en concertation avec le bienveillant admin du groupe
    • formalisation des objectifs et indicateurs dans le tableau de bords
    • formalisation des premières missions & candidatures : process de candidature
    • si il y a besoin de recettes, mise en place d'une stratégie de recherche de financement ou développement d'activités économiques

à chaque tâche il faut identifier qui fait quoi

  • Quel est la durée du projet? (maximum jusqu'à fin déc, si projet récurrent, relancer le process de gestion projet
  • à quel rythme doit-on faire des réunions?
la Planification

Lors de cette étape se déroule la mise en place des différents élements qui seront nécéssaire à la phase éxécution. Lors de cette étape le.les bienveillant.es ont un rôle primordiale de coordination.

  • Suivi des tâches de formalisation proposées lors de la phase lancement (budget - planning - missions - planning)
  • mise en place des étapes / tâches d'une manière plus précises. En fonction de la compléxité / ampleur du projet il est parfois nécéssaire de redécouper les grandes étapes proposé dans la phase lancement en plusieurs sous étapes qui permettra de mieux répartir les charges de travail entre les membres du collectif
  • validation du budget (le budget prévisionnel) / recherche de financement éventuel avec le référent admin
  • lancement des premières candidatures de missions : process de candidature
  • préparation de la première réunion opérationnel
Exécution
  • Validation et lancement des différentes missions et suivi de la bonne exécution
  • suivi du planning / budget / objectif / indicateurs
  • points d'étapes réguliers, réunion de projet de type opérationnel (aide à l'animation de réunion), pensez à adapter si besoin les objectifs / indicateurs, ainsi que les moyens nécéssaires pour y parvenir
  • mise en en place des missions d'éxécution : communication (newsletter, publication sur le site et réseaux sociaux), documentation
  • mise en place de moment régulier de célébration qui peuvent se concrétiser par une inauguration, un repas, une réunion dédié, ...
  • informer et communiquer régulièrement sur l'avancement (CR de réunion, post sur les réseaux sociaux ou les canaux de discussions)
Cloture

La cloture ne signifie pas forcement la fin du projet, mais peut également représenter une étapes clés qui permet de faire un bilan après une période prédéfinie. Par exemple, on peut très bien avoir un projet continu mais on on fixe quand même une date de cloture par exemple projet x 2023 se cloture en dec 2023 et le même projet x 2024 reprend par une étape de lancement projet, ce qui permet de partir sur des base saine, proposer un renouvellement de l'équipe, ...

Cette étape est importante car elle permet : de préparer les différents bilan nécéssaire si demande de financement public, de préparer le lancement de la saison prochaine, si projet récurrent. Nous retrouvons régulièrement la production des documents suivants :

  • Bilans du projet : humain - financier - environnementale - technique
  • Bilan spécifique partenaires (quelques fois les partenaires ont un format à respecter)
  • Remerciement des partenaires et participants (réseaux sociaux, moment de célébration, ...)


En général :

- informer et communiquer régulièrement de l'avancement

- mettre en place tous les documents nécessaires au suivi du projet par les différents membres du collectif

- être en relation avec le référent animateur du pôle ou groupe concerné

- suivre le processus de prise de décisions

- suivre le processus de co-rémunération