Gestion de projets

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préambule

A la Raffinerie, nous avons choisi d'avoir une organisation basée sur les projets. Avoir une même méthodologie de gestion de projet est donc importante pour :

• être sûr de ne pas rater des étapes essentielles et qu'on soit sûr que le collectif ait accès aux différentes informations
• afin que chaque membre de La Raffinerie trouve sa place et se fédère
• afin de faciliter la multi-activité et ne pas être perdu en passant d'un projet à l'autre
• gagner en motivation avec un processus clair, juste et partagé
• avec de la gestion de projet partagé, c'est plus facile de mettre en place des outils afin d'avoir une meilleure vision au niveau des pôles, des groupe ou pour toute La Raffinerie
• une bonne gestion de projet c'est avoir les clés pour prendre les bonnes décisions et pour mieux définir les priorités

• matérialiser une intention
• mettre un cadre
• formaliser, homogénéiser, faciliter
• être tous d’accord
• faire en sorte que les projets aboutissent avec moins de frustration
• se repérer et être repérable
• avoir un vocabulaire commun, un mode d’emploi
• se décharger (charge mentale) en posant les choses
• poser qui fait quoi
• visualiser, organiser, partager.

C'est quoi un projet?

Un projet est l'organisation de base opérationnelle de La Raffinerie, il dépend soit directement du groupe ou d'un pôle qui comporte plusieurs projets sur la même thématique. Un projet :

• se compose d'une personne (mini projet) ou d'un collectif qui assure les rôles de la bienveillance de projet,
• possède un compte analytique propre dans notre gestion comptable et budgétaire
• fait partie d'un des groupes de La Raffinerie (Culture, Alimentation, Commun, Jardin, Sport ou Micro-recylerie)
• Peut faire partie également d'un pôle qui regroupe plusieurs projets (mais pas obligatoirement, certains projets transversaux ou spécifiques sont rattachés directement aux groupes)

voici la liste des projets existants à La Raffinerie : la liste des projets

Les outils dont nous disposons

Afin de bien mener les projets, nous disposons de différents outils : lien vers différents outils

• Rocket chat, qui est notre principal outil de communication interne, tous les membres du collectif se doivent donc de suivre régulièrement les canaux concernés par les projets dont ils sont membres
• les tableaux de bords sont des documents hébergés sur notre cloud : https://nuage.tierslieux.re/ ils nous servent à mettre en place les budgets prévisionnels, gérer tous les suivis de budget réel, les plannings, les objectifs et les indicateurs-résultats
• Oceco, qui aujourd'hui est notre outil de gestion des missions volontaires, cette application sera également bientôt utilisée pour gérer les candidatures, les tâches, les "todolist" et la co-rémunération
• odoo est l'outil de gestion comptable de La Raffinerie, il est utilisé principalement par les bienveillants admin
• le nuage, pour stocker et classer des fichiers
• le deck, pour gérer les tâches et faire des propositions pour les réunions de triages

Les différentes types de membres concernés par les projets :

Les différents membres d'un projet forment le collectif du projet, il est composé de :

• la bienveillance de projet sont les personnes qui assument des rôles partagés permettant de coordonner et d'accompagner les différents membres du collectif
• les contributeurs (interne ou externe) exécutent des missions définies
• les volontaires soutiennent le projet sans rémunération, possibilité d'être valorisé avec de la monnaie temps
• les parties prenantes du projet : les bénéficiaires
• les fonctions transversales support : facilitation, outils numériques, les "inters" (communication, location, formation, admin, prog...)

Les différents rôles présents dans les différentes étapes de la gestion de projet à La Raffinerie sont : lien

Les étapes d'un projet

Les grandes étapes de la gestion de projets sont :

• la définition & la validation
• le lancement
• la planification
• l'exécution & le contrôle
• la clôture

La définition & validation du projet

Tout commence par une idée, qui est discutée sur les canaux de discussions rocket chat ou lors de réunions de groupe ou pôle. Cette idée est formalisée et doit comporter les informations suivantes :

• à quel groupe / pôle appartiendrai le projet
• pourquoi veut-on développer ce projet
• quels seraient les atout et freins pour développer ce projet

L'idée définit précédemment est ensuite validée par le groupe / pôle concerné (via les canaux ou réunions dédiées). Cette étape est importante, car chaque projet doit dépendre d'un pôle ou d'un groupe et aura donc une incidence sur ce dernier, au niveau de l'admin, de la bienveillance de pôle, du budget global du pôle, de l'implication du collectif du pôle...

NB : la proposition d'idée et la validation peuvent se faire au même moment

Le lancement

Cette étape se caractérise généralement par la mise en place d'une réunion de lancement

Lors de cette étape il faut mettre en place :

• le canal dédié au projet s'il n'existe pas, faire remonter l'information sur interpôle et mettre le lien dans la liste des canaux sur la documentation & Rocket chat
• des objectifs et indicateurs-résultats du projet. Cette étape est primordiale car ça va être le cap à suivre durant tout le projet
• travailler sur les premiers éléments qui constituent le budget prévisionnel. Dans un premier temps il n'est pas forcement nécéssaire d'essayer de mettre des chiffres mais plutôt essayer de lister tous les postes de dépenses et de recettes prévisionnelles
• des grandes étapes du projets et mettre en place un planning / retroplanning. Il faut bien garder à l'esprit que ces étapes constituent les moyens pour parvenir à réaliser les objectifs / indicateurs-résultats
• la répartition des premiers rôles importants de Bienveillance et si besoin définition de premières missions de contributeurs. listing des principaux rôles dans les groupes / pôle / projet. Les tâches / rôles principaux qui devront être formalisés dans la phase planification sont :
  • formalisation du budget dans le tableaux de bord du groupe concerné en concertation avec le bienveillant admin du groupe
  • formalisation des objectifs et indicateurs-résultats dans le tableau de bords
  • formalisation du planning / retroplanning
  • formalisation des premières missions & candidatures : process de candidature
  • si il y a besoin de recettes, mise en place d'une stratégie de recherche de financement ou développement d'activités économiques

> à chaque tâche il faut identifier qui fait quoi

• quelle est la durée du projet? (maximum jusqu'à fin décembre, voir tous les 6 mois si projet récurrent, relancer le process de gestion projet en début d'année)
• à quel rythme doit-on faire des réunions?
  • programmer les réunions d'étapes (opérationnel)
  • et de cloture

La planification

Lors de cette étape se déroule la mise en place des différents éléments qui seront nécessaires à la phase exécution, le.les bienveillant.es ont un rôle primordiale de coordination.

• suivi des tâches de formalisation proposées lors de la phase lancement (budget - planning - missions...)
• mise en place des étapes / tâches d'une manière plus précise. En fonction de la complexité / ampleur du projet il est parfois nécéssaire de re-découper les grandes étapes proposées dans la phase de lancement en plusieurs sous étapes qui permettra de mieux répartir les charges de travail entre les membres du collectif
• mise en place du tableau de bord du projet
• validation du budget (le budget prévisionnel) / recherche de financement éventuel avec le bienveillant admin
• lancement des premières candidatures de missions : process de candidature
• préparation de la première réunion opérationnelle

Exécution et contrôle

• validation et lancement des différentes missions et suivi de la bonne exécution
• points d'étapes réguliers avec les réunions de projet de type opérationnel (aide à l'animation de réunion), penser à adapter si besoin les objectifs / indicateurs-résultats ainsi que les moyens nécessaires pour y parvenir
• mise en en place des missions d'exécution en lien avec la communication : newsletter, publication sur le site et réseaux sociaux et documentation
• mise en place de moments réguliers de célébration qui peuvent se concrétiser par une inauguration, un repas, une réunion dédiée...
• informer et communiquer régulièrement sur l'avancement (CR de réunions, post sur les réseaux sociaux ou les canaux de discussions) à destination des bénéficiaires, des membres du collectif du projet, des partenaires et du tout public
• collecter au fur et à mesure les justificatifs qui vont permettre de faire les bilans lors de la phase de clôture.

Clôture

La clôture ne signifie pas forcement la fin du projet, mais peut également représenter une des étapes clés qui permet de faire un bilan après une période prédéfinie. Par exemple, on peut très bien avoir un projet continu mais on fixe quand même une date de clôture. Par exemple : projet x 2023 se clôture en dec 2023 et le même projet x 2024 reprend par une étape de lancement projet, ce qui permet de partir sur des bases saines, proposer un renouvellement de l'équipe etc...

Cette étape est importante car elle permet :

• de préparer les différents bilans nécessaires si demande de financement public, de préparer le lancement de la saison prochaine, si le projet est récurrent. Nous retrouvons régulièrement la production des documents suivants
  • bilan du projet : humain - financier - environnemental - technique (bien avoir tous les justificatifs > devis, technique... collectés pendant la phase d'exécution)
  • bilans spécifiques partenaires (quelques fois les partenaires ont un format à respecter)

• de faire les remerciements et d'informer les partenaires, les parties prenantes et les collectifs du projet (réseaux sociaux, mailing, moment de célébration...)
• De faire la clôture du budget et le bilan financier