Notre organisation

La Raffinerie est un Tiers-Lieu !

La Raffinerie est un Tiers-lieu avec plusieurs typologies :

• Culturel, avec de la création, production et diffusion artistique, des résidences, expositions, performances, et des pratiques amateurs et professionnelles.
• Nourricier, en développant des espaces de cuisine et de potager conçus comme des lieux de transmission, d’expérimentation et de sensibilisation à une alimentation saine, locale et accessible.
• De transition écologique et d’expérimentation, en articulant réemploi des matériaux, économie circulaire, prévention des déchets et écoconception, avec des espaces et ateliers dédiés au faire, à l’expérimentation matérielle, au prototypage, au bricolage, au design et aux pratiques low-tech, pour rendre concrètes les réponses aux enjeux environnementaux locaux.
• D’innovation sociale et citoyenne, avec des expérimentations de nouvelles formes d’organisation, de gouvernance, de coopération et de modèles économiques hybrides.

C’est une organisation hybride entre les valeurs d’une association et la rigueur d’une entreprise.

Les implications humaines

Notre organisation repose sur des implications essentielles :

• Les volontaires qui sont des membres actifs qui participent aux différents projets comme la participation ou l'animation d'ateliers ou de réunions, ils sont sous le mode de la monnaie temps
• Les découvreur.euses sont des personnes qui intègrent La Raffinerie dans le cadre du Parcours Découverte. Ils·elles participent aux actions, projets et temps collectifs du tiers-lieu afin d’explorer et tester des modes d’implication et de mieux comprendre le fonctionnement de La Raffinerie. Leur implication se fait dans un cadre accompagné, sur une durée définie, sans forcément responsabilité de pilotage des cercles.
• Les Raffineur.euses qui s'occupent de piloter les cercles supports et de faciliter l'ensemble du déroulement des actions. Ils sont soit bienveillant.e quand ils.elles sont sur de la gestion de projet ou chargé.es de mission quand il répondent à des prestations internes, dans le cadre d'actions ponctuelles. Les rôles de bienveillance sont attribués lors des réunions opérationnelles des cercles concernés par postulation / validation du collectif et prestations internes sont attribuées suite à un process de publication de mission / candidature / sélection par un.e chargé.e de postulation. Les conditions d'entrée/de sortie volontaire/pénalités pour un Raffineur.euse

Nous fonctionnons uniquement sur des volontaires et des chargé.es de missions indépendants, sans contrat salarié afin de :

• Préserver une grande souplesse d’organisation,
• Favoriser l’autonomie des personnes impliquées
• Rester cohérente avec un modèle de gouvernance partagée fondé sur l’engagement par projet.

Les postures

Adopter de bonnes postures basées sur le respect de soi et des autres au sein d'une association renforce la cohésion du groupe, instaure un sentiment d'inclusion parmi les membres, et améliore significativement le climat général, créant ainsi un environnement collaboratif et harmonieux où chaque membre se sent valorisé, écouté, et peut contribuer efficacement à la réalisation des objectifs communs.

Prendre soin du collectif

Prendre soin du collectif fait partie intégrante du fonctionnement de La Raffinerie. L’organisation reconnaît que l’engagement, la créativité et la coopération reposent sur des conditions humaines équilibrées. Une attention particulière est portée aux rôles d’écoute, de médiation et de veille du bien-être, afin de permettre l’expression des besoins, des limites et des tensions éventuelles par l'existante d'un rôle dédié écoute / ressource. En intégrant ces dimensions dans son organisation, nous affirmons que le soin apporté aux personnes est un levier essentiel de la pérennité du projet, au même titre que les aspects opérationnels ou économiques.

Les Badges

Les Badges sont un système de valorisation des savoirs être et savoirs faire, afin de reconnaître les compétences pratiques et relationnelles acquises au sein de La Raffinerie. Ils ont différents niveaux et sont également utiliser dans le cadre de l’utilisation de matériel spécifique, pour animer certains types d’ateliers ou accéder à des missions avec des compétences spécifiques requises.

Les différents cercles de l'organisation

Notre organisation repose sur des cercles (terme empreinté à la gouvernance partagée) qui sont des entités constituées

• d'une raison d'être générale pour chaque type de cercle et de domaines de compétences particuliers pour chaque cercle
• d'un collectif, avec au moins un rôle de coordinateur
• d'un code analytique et d'un tableau budgétaire
• de réunions opérationnelles régulières
• éventuellement de sous-cercles que nous appelons des actions (avec ou non un code analytique propre)

les principaux types de cercles que nous avons sont :

>> Le bureau collégial :

C'est un cercle composé de trois personnes élues à l'élection sans candidat. Il n'a pas un pouvoir de décision dans l'organisation quotidienne, mais peut être sollicité en cas de blocage dans la prise de décision, pour acter les sanctions ou pour valider la création de nouveaux cercles ou de des demandes de subventions.

>> Les projets :

Ils ont pour principale fonction de répondre à notre raison d'être. Ils sont l'interface directe avec le public et le collectif avec des réunions, des événements des ateliers publics / participatif ou permanences, ils sont animés par un collectif de volontaires et de raffineur.euses ex : fabriquer, nourrir, planter ou animation culturelle

>> Les supports :

Ils organisent le cadre général dans leur domaine de compétences et ne font en général pas de tâches opérationnelles liées aux projets (la communication, les budgets, l'organisation de formation). Ils peuvent quand même avoir des rôles opérationnels dans le cas de co-organisation entre projets comme la mise en place d'un agenda général ou la consolidation régulière des budgets de L'association. Ils ont également comme mission de former les membres du collectif à monter en compétences pour répondre au mieux au cadre collectif.

>> Les groupes de travail

Les actions sont des sous-cercles des projets ou supports. Il dépendent et sont créer directement de ces derniers, qui leur donne leur champs d'action en respectant le domaine de compétence du cercle parent. Lors de subventions on essaie de créer systématiquement une action. On peut également créer une action pour approfondir une thématique du cercle, qui pourra éventuellement se transformer en projet si elle prend de l'importance dans le collectif.

Un cadre de vie partagé

Ayant une organisation particulière, avec beaucoup d'horizontalité et d'autonomie des cercles, comment se déroule la gestion courante du lieu? N'ayant pas de rôles, qui serait assez "ingrat" de gérer tout le cadre de vie, nous avons plutôt imaginé un cadre de vie partagé entre chaque cercle projet et support. Chacun est responsable des espaces dont il est responsable et s'occupe d'une fraction des tâches liées à l'entretien général.

Les moments propres à l'organisation

Notre organisation, notre système de gouvernance et d'organisation tournent autour de réunions opérationnelles et stratégiques, propres à chaque cercles ou inter-cercles. Ces moments structurent la vie du tiers-lieu. Ils sont aussi les principaux espaces où se prennent les décisions collectives.

Les moments des cercles

>> Les réunions opérationnelles de cercles

Ce sont des réunions de travail dédiées principalement aux supports et projets dans leur domaine de compétences, Elles se déroulent au minimum une fois par trimestre. les grands sujets abordés lors de ces réunions sont :

• Les tensions du collectif vis-à-vis des domaines de compétences du cercles
• Les questions opérationnelles liées à l'activité du cercle
• un point budgétaire et de co-rémunération

Ces réunions sont internes ou publiques (possible dans le cas de réunions de lancement pour permettre au collectif de s'agrandir).

>> Des réunions de travail internes

sans périodicité, ces réunions internes se font par petit groupe afin de préparer des actions ou ateliers propres à chaque cercle

>> Les ateliers et permanences

Ces moments sont publics, annoncés à l'agenda du site internet et sur les moments

Les prises de décisions

Les prises de décisions sont multiples au sein de La Raffinerie. Elles peuvent être :

>> Individuelles

• Dans le cadre des rôles, qui sont des implications dans des cercles, ils ont une raison d'être avec des pouvoirs et responsabilités. Les prises de décisions sont uniquement opérationnelles. Par contre ces rôles peuvent faire des propositions de modification du cadre, qui devront être par la suite consolidées et valider collectivement
• Les personnes ayant des rôles peuvent également faire des sollicitations d'avis, lorsqu'elles ont besoin d'avis extérieurs pour prendre leur décisions ou pour donner plus de poids à une de leurs décisions

>> Collectives

Les décisions collectives se prennent :

• lors de réunions collectives opérationnelles (minimum 3 personnes) ou d'atelier de travail collectifs / Interpôle (minimum 6 personnes). Dans ces cas la prise de décision se fait au consentement (personne n'est contre).
• les cercles sont compétents pour prendre des décisions concernant :
  • les fiches de missions
  • les badges spécifiques
  • les rôles spécifiques
  • la création d'actions
  • toutes les décisions opérationnelles propres au cercles

• Pour modifier les raisons d'êtres et domaines de compétences de cercles, cela ne peut se faire que par le biais d'Interpôle, avec possibilité en amont de faire un atelier collectif sur le sujet

>> Cas de création ou modification du cadre collectif

les cadres de la Raffinerie sont l’ensemble des règles qui organisent les activités de La Raffinerie : Tout ce qui modifie ou crée des règles communes, impacte plusieurs cercles, engage des ressources collectives significatives ou redéfinit l’organisation globale (cadres transversaux, badges communs, architecture d’organigramme (les raisons d’être), donner les pouvoirs (raisons d’être ) aux support et projets, processus de co-rémunération, les rôles communs)

• Les sujets à cadrer émergent des tensions du collectif
• Les projets et supports concernés peuvent missionner un rôle pour faire une Proposition ou celle-ci est construite directement par le cercle lors de réunions opérationnelles
• La proposition est consolidée par le cercle concerné lors d'une réunion opérationnelle.
• Le cadre est prérempli sur La documentation (avec la mention A Valider par Interpôle)
• Ce cadre est présenté lors de la réunion interpole, qui peut être discuté et amélioré si besoin, puis validé collectivement par consentement
• Le cadre devient effectif avec la publication de ce dernier sur La documentation avec la mention, validé sur Interpôle du (date) mis en place par le cercle concerné qui sera garant de son application et de son évolution.

>> Bureau collégial

• Les décisions du bureau collégial sont prises uniquement au consensus (tout le monde est d'accord) et concernent principalement les sanctions, de trancher si problème de prise de décisions dans les cercles (sur sollicitation) ou d'acter les demandes de subventions

Les moments collectifs inter-cercles

Ce sont des moments sur des sujets qui concernent tous les cercles, Ils permettent de discuter des tensions internes, de faire de l'opérationnelle sur des sujets communs ou de faire de la cohésion du collectif dans son ensemble

>> Interpôle

C'est une réunion mensuelle (généralement tous les derniers lundi du mois), chaque membre actif.ve du collectif est concerné.e et peut poser ses "tensions" quelles soient :

• opérationnel : en lien avec les activités et actions des cercles
• stratégique : décision à prendre ayant une incidence forte sur l'ensemble de l'organisation et du collectif
• de gouvernance : besoin de modifier des raisons d'êtres ou domaines de compétence de rôles ou cercles

Les sujets sont posé à l'avance (via l’outils GRIST) ou en début de réunion, chaque sujet sera traité avec :

• un renvoi vers le cercle ayant le domaine de compétence si le sujet n'est pas urgent, qui sera traité lors de la prochaine réunion opérationnelles
• l'organisation d'un temps de travail dédié (type atelier collectif)
• si il y a une décision collective pour le compte d'un cercle qui a ce domaine de compétence, ce cercle devient garant de la décision ou du nouveau process.

>> Les Objectifs prioritaires trimestriels

chaque début de trimestres nous faisons un point les sujets que nous estimons prioritaires afin de faire avancer l'organisation. Les sujets sont proposés et consolidés lors d'une réunion de lancement. Chaque sujets doit être "raccrocher" à un cercle existant et possèdent un collectif propre, qui a la charge de le faire avancer, un temps dédié, tous les mercredi à 13h30, est dédié aux temps d'objectifs prioritaires

>> Les Ateliers collectifs

Ce sont des ateliers ponctuels, qui sont encadré par le supports fonctionner ensemble sur la forme. Les sujets sont issus de tensions de cercles ou d'Interpôle et demandent un traitement collectif afin de prendre des décisions collectives organisationnelle impactantes pour l'ensemble de l'organisation. L'attribution des rôles de bienveillance se fait lors des réunions opérationnelles des cercles concernés par postulation

>> Les moments inter-projets

Ces moments sont publics et sont des temps communs pour faire ateliers publics/participatifs ou des permanences, afin de pouvoir proposer une offre variée à notre public. Ces temps se font généralement lors des temps de conciergerie

>> La consolidation de l'agenda

Trimestriellement une réunion collective est organisé afin de consolider l'agenda. Lors de cette réunions nous étudions toutes les propositions de moments publics issus des différents cercles, afin d'avoir une cohérence dans l'agenda et vérifiant que nous avons bien les moyens humains, technique et financier pour soutenir les différentes propositions.

>> Les points budgétaires mensuels

Ces points mensuels concernent les différents référents budgets des cercles. Il permettent de suivre la bonne santé financière de l'association et de prendre des décisions budgétaire pour l'ensemble de l'organisation.

Tous les moments publics ou internes sont disponible sur notre outils de gestion interne Grist

Gestion par "tensions"

Au-delà des décisions formelles, nous nous appuyons sur un mécanisme d’amélioration continue issu de la gouvernance partagée : La gestion par tensions. Une “tension” n’est pas un conflit à éviter, mais un signal utile. Elle révèle un écart entre la situation actuelle et ce que nous souhaitons atteindre, et elle permet d’identifier :

• des points d'amélioration potentiels,
• des ajustements à faire
• ou des alignements nécessaires.

La gestion par tension encourage l'expression de ces écarts pour apporter des solutions constructives et contribuer au progrès collectif. Ces tensions sont enregistrées en continu sur notre outils internes GRIST et sont traitées à chaque réunion opérationnelles concernées ou interpole.

Les différents mode rémunération

>> La monnaie temps

La monnaie temps est utilisée dans le cadre des missions volontaires. Le principes c'est que les volontaires cumulent de la monnaie temps et peuvent ensuite la dépensé dans le cadre des projets, que ce soit pour participer à des formations ou consommer à la buvette / cantine associative.

>> co-rémunération

La co-rémunération est le principe de rémunération que nous utilisons pour les implications "bienveillant.e" qui concernent les personnes ayant des rôles dans la gestion de projets. C'est un système d'auto-rémunération, où dans le cadre d'un budget contributif, fixé à l'avance par les collectif de cercle pour des tâches précises, les personnes concernées propose apostériori leurs rémunérations qui est ensuite moduler / valider collectivement.

>> Les prestations internes

Les prestations internes sont des missions proposées par les cercles dans le cadre de candidatures internes. Ces missions sont à durée et à tarif fixe, comporte un descriptif et des redevabilités précis. Suite à la candidature, la sélection est ensuite faites par le.la référent.e de postulation qui choisit en fonction de différents critères, comme l'implication dans le cercle concerné ou La Raffinerie, le niveau de compétence (badges) ou le besoin financier de chacun.

>> Les prestations externes

Les prestation externes, sont des prestations classiques avec proposition d'un devis et validation par les cercles concernée. Sans règles particulière d’accès à ce type de prestation

Nos outils numériques

Notre organisation utilise et fait la promotion des outils libres et open-source. nos principaux outils sont :

Outils de communication

• Rocket chat, avec les différents canaux de discussions des projets, pôles et groupes. Pour des échanges et des consultations.
• notes, pour les comptes-rendus de réunion, si il y a des propositions de cadres consolidées, on les passe dans la documentation.
• documentation, un wiki qui récapitule toutes les règles du jeu de La Raffinerie, les règles applicables sont uniquement sur ce support.
• le site Internet et réseaux sociaux pour communiquer sur l'association avec le public (agenda public, actualité, ...)

Outils de gestion

• Tibillet pour la gestion de nos adhésions et caisses

• Le nuage (nextcloud), pour stocker tous nos documents de travail
• Grist : notre outils de gestion interne
• Oceco pour les missions volontaires (mais qui sera prochainement intégré à Grist et notre site Internet)
• les tableaux de bord budgetaire pour le suivi budgétaire (aujourd’hui des tableaux sur le nuage et prochainement intégré à Grist)

Glossaire

• Bienveillant.e : ce sont les personnes qui font du pilotage de projets et ont des rôles dans la structure
• Chargé.e (de mission, de chantier, ...) : mission dans le cadre d'une prestation interne
• Référent.e (budget, communication, ...) : mission dans le cadre de la bienveillance
• l'animateurice : personne qui anime un atelier ou une permanence (mission volontaire ou rémunéré)
• Permanence : une période d’ouverture sur une thématique en accès libre (on vient tester, chercher de l'information, faire un projet perso), inscription optionnelle (au choix de l'animateur)
• Atelier : un moment sur une thématique précise avec un début, une fin et un programme sur la durée, sur inscription